2026-05-05

Podpisywanie umów online. Jak wysłać dokument do podpisu online. Podpis elektroniczny bez własnego e-podpisu?

Podpisywanie dokumentów online w erze cyfryzacji dokumentów i pracy zdalnej stało się fundamentem sprawnego działania firm. Organizacje przyspieszają obieg dokumentów, usprawniają komunikację z klientami i partnerami oraz zyskują pełną kontrolę nad procesami. Bez zbędnych opóźnień i papieru. Poznaj narzędzie, które umożliwia zdalne podpisywanie dokumentów przez przeglądarkę oraz pozwala na podpis elektroniczny bez własnego e-podpisu!

Z tego artykułu dowiesz się:

• Co to jest CertumSign

• Jak wysyłać dokumenty do podpisu online

• Jakie typy podpisów elektronicznych oferuje CertumSign

• Podpis elektroniczny bez własnego e-podpisu – czy to możliwe

• Jak CertumSign ułatwia codzienną pracę z podpisywaniem dokumentów online

Wysyłanie dokumentów do podpisu online – jak to działa?

Platforma CertumSign obsługuje różne rodzaje podpisów elektronicznych zgodnych z rozporządzeniem eIDAS.  Pozwala to dopasować ich rodzaj do wymagań prawnych dokumentu.

W CertumSign masz do wyboru, w zależności od potrzeb:

• Prosty podpis elektroniczny (SES) – kod wysyłany SMS-em lub e-mailem. Szybki i wygodny w sytuacjach niewymagających potwierdzania tożsamości na wysokim poziomie
• Zaawansowany podpis elektroniczny (AES) – wymaga weryfikacji online. Zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa i jest powiązany z tożsamością użytkownika
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) – podpis o najwyższej mocy prawnej, równoważny podpisowi odręcznemu. Dostępny m.in. w aplikacji mObywatel jako jednorazowy podpis kwalifikowany

Zrzut ekranu prezentuje wybieranie rodzaju podpisu

Podpis elektroniczny bez własnego e-podpisu – czy to możliwe?

Co, jeśli odbiorca nie używa i nie ma własnego podpisu elektronicznego? To już nie stoi na przeszkodzie – jeśli korzystasz z CertumSign.  Jednym z jego największych atutów jest możliwość wysyłania dokumentów do osób, które nie mają własnego podpisu elektronicznego. Odbiorcy dokumentów otrzymują wraz z nimi darmowy podpis, który mogą natychmiast wykorzystać.

• Jeżeli dokument wymaga tzw. formy dokumentowej podpisu, odbiorca otrzyma kod SMS-em lub w e-mailu. Podanie kodu oznacza, że adresat akceptuje zawartość dokumentu
• W przypadku dokumentów wymagających podpisu równoważnego podpisowi odręcznemu, odbiorca otrzyma jednorazowy podpis kwalifikowany. Przechodzi zdalną weryfikację np. z aplikacją mObywatel. Trwa to kilka minut bez konieczności wychodzenia z domu czy biura

CertumSign umożliwia podpisywanie dokumentów online każdej osobie nawet bez konta w systemie.

Intuicyjny i wygodny w obsłudze interfejs umożliwia łatwe oraz szybkie przesyłanie dokumentów do podpisu osobom, które nie posiadają własnego podpisu. Mogą skorzystać m.in. z jednorazowego podpisu kwalifikowanego

Wykorzystaj jednorazowy podpis kwalifikowany

Jeśli  masz konto w CertumSign to wszystkim osobom bez własnego podpisu elektronicznego możesz wysłać jednorazowy podpis kwalifikowany. To najlepszy i najszybszy sposób na uzyskanie od drugiej strony podpisu równoważnego podpisowi odręcznemu. Najlepszy ponieważ nie wymaga zakupu zazwyczaj 1- lub 2-letniego elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Najszybszy ponieważ, aby go otrzymać wystarczy potwierdzić tożsamość w aplikacji mObywatel w kilku krokach niezależnie od czasu i miejsca, w którym się znajdujemy.  Oczywiście odbiorca może go użyć tylko raz tylko w tej konkretnej sytuacji. To, ile razy możesz go udostępnić drugiej stronie zależy od typu konta CertumSign.

Pakiet jednorazowych podpisów staje się dostępny natychmiast po aktywacji konta i mogą z niego korzystać użytkownicy zarówno z Polski, jak i z innych krajów Unii Europejskiej.

CertumSign – korzyści dla firmy

Po pierwsze – usprawnienie procesów biznesowych

Tradycyjne podpisywanie dokumentów wymaga czasochłonnego i kosztownego drukowania, skanowania i wysyłki papierowej. CertumSign eliminuje te bariery:

• Dokumenty można wysyłać i podpisywać w ciągu kilku minut, niezależnie od lokalizacji odbiorcy
• Platforma redukuje koszty papieru, tuszu i przesyłek kurierskich, które w dużych firmach rosną bardzo szybko przy setkach wysyłanych dokumentów rocznie
• Dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów, procesy biznesowe stają się w pełni online, zwiększając efektywność i zmniejszając czas realizacji zadań firmy

Po drugie – przechowywanie i zarządzanie dokumentami online

CertumSign nie tylko umożliwia podpisywanie dokumentów, ale również zapewnia łatwe i bezpieczne zarządzanie:

• Dokumenty przechowujesz na koncie użytkownika z szybkim dostępem przez przeglądarkę z różnych urządzeń – laptopa w biurze, telefonu w podróży czy tabletu w domu
• Katalogujesz dokumenty za pomocą etykiet i szybko wyszukujesz i porządkujesz dokumenty
• Poufne dokumenty wysyłane poza platformę zabezpieczasz kodem SMS

Oznaczanie dokumentów etykietami i ich łatwe filtrowanie

Po trzecie – elastyczność i kontrola nad podpisami

Platforma pozwala dokładnie określić, jakie podpisy są wymagane na dokumencie, a także:

• ustalić termin podpisania dokumentu, co jest przydatne w przypadku pilnych spraw biznesowych
• wysyłać dokumenty wymagające tylko akceptacji bez konieczności składania podpisu
• monitorować status podpisywania dokumentów i w razie potrzeby przypominać odbiorcom o podpisie
• tworzyć szablony obiegu do osób, którym regularnie przekazywane są dokumenty. Dzięki temu odbiorcy nie muszą być każdorazowo wpisywani ręcznie

Dzięki temu użytkownicy mają pełną kontrolę nad procesem podpisywania dokumentów online i mogą dostosować go do wymagań firmy oraz potrzeb odbiorców.

Przykład wysyłania dokumentu do podpisu w dwa dni

Podsumowanie korzyści z używania CertumSign do podpisu elektronicznego i zarządzania dokumentami

Dzięki CertumSign wysyłanie dokumentów do podpisu online staje się szybkie, bezpieczne i dostępne dla każdego. Platforma usprawnia zarówno wewnętrzne procesy firmy, jak i kontakty z klientami oraz partnerami biznesowymi. To narzędzie, które zapewnia podpis elektroniczny, przechowywanie dokumentów i pełną kontrolę nad procesami cyfrowymi w jednym miejscu.

1. Wysyłanie umów do podpisu online nawet osobom bez własnego podpisu elektronicznego
2. Redukcja kosztów – brak drukowania, skanowania i przesyłek papierowych
3. Przyspieszenie procesów biznesowych – podpisy zbierane w kilka minut
4. Łatwe zarządzanie dokumentami – katalogowanie i szybki dostęp z dowolnego urządzenia
5. Elastyczne podpisy – obsługiwane wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych

Dowiedz się więcej o CertumSign