Jak zaoszczędzić 182 tys. ryz papieru w punktach sprzedaży? Cyfryzacja procesów w Grupie Polsat Plus
Cel projektu
Cyfryzacja sprzedaży B2C oraz obsługi klientów w POS-ach Grupy Polsat Plus
Grupa Polsat Plus posiada ponad 1000 stacjonarnych punktów sprzedaży (POS) w całej Polsce. Pracuje w nich ok. 3,5 tys. doradców, którzy codziennie drukowali ogromną liczbę papierowych dokumentów.
Obsługa dokumentów była kosztowna i jednocześnie bardzo czasochłonna. Wysokie koszty generowały: zakupy papieru, wydruki, leasing drukarek i utrzymanie archiwum. Papierowe dokumenty wymagały kompletowania, weryfikacji i archiwizacji.
Procesy te postanowiono uprościć poprzez ograniczenie druku w punktach sprzedaży i wykorzystanie dostępnych na rynku technologii i narzędzi do cyfryzacji.
Decyzja o redukcji zużywanego papieru wynikała także z realizowanej od lat misji społecznej, pro środowiskowego podejścia Grupy Polsat Plus i jej aktywności w ramach Stowarzyszenia Program Czysta Polska.
Do cyfryzacji procesu wybrano propozycję firm Asseco, Xtension oraz Samsung. Rozwiązanie umożliwia podpisywanie umów rysikiem na ekranie tabletu z oprogramowaniem zabezpieczającym sprzęt – Samsung KNOX. Podpisywane dokumenty są opatrywane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną oraz kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu zgodnymi z europejskim rozporządzeniem eIDAS.
Nasz wkład
e-Podpis na tablecie w punktach sprzedaży Grupy Polsat Plus
Warunkiem koniecznym dla cyfryzacji i wdrażanego rozwiązania paperless było objęcie maksymalnie szerokiej bazy klientów oraz spełnienie wymogów formalno-prawnych, tak aby umowy i aneksy były zawierane zgodnie z przepisami.
Projekt wymagał wprowadzenia zmian w systemach sprzedaży i obsługi oraz w procesach pozyskania i utrzymania klienta Grupy Polsat Plus, jak również integracji systemów z dostarczonym przez Xtension systemem signaturiX do składania podpisu na tablecie. Harmonogram został podzielony na kilka etapów, które realizowano stopniowo w wybranych procesach biznesowych i spółkach. W pierwszym etapie wdrożono nowe cyfrowe procesy sprzedaży usług telekomunikacyjnych Plus, w drugim – usług telewizyjnych Polsat Box.
Projekt cyfryzacji został przeprowadzony przez zespoły Pionu Telekomunikacji i Mediów Asseco Poland, Asseco Data Systems i Xtension oraz działy biznesowe i zespoły IT GPP. Łącznie przez 12 miesięcy, od stycznia 2021 do stycznia 2022, przy wdrożeniu pracowało blisko 150 specjalistów, którzy dokonali modyfikacji około 25 systemów. Aż 99% warsztatów i prac projektowych odbyło się w formule zdalnej ze względu na pandemię. Zespół projektowy po raz pierwszy spotkał się na żywo po 9 miesiącach wspólnej pracy we wrześniu 2021, z okazji startu rozwiązania paperless dla usług Plus.
Kluczowe korzyści
Paperless: szybkość, bezpieczeństwo i ekologia
W nowym cyfrowym procesie obsługi klienta pracownik POS przy użyciu tabletu z oprogramowaniem signaturiX skanuje kod QR z ekranu systemu sprzedażowego. Na tablecie pojawia się propozycja uzgodnionych warunków umowy oraz jej finalna wersja.
Następnie umowa jest odręcznie podpisywana rysikiem przez klienta i doradcę reprezentującego operatora oraz potwierdzana w systemie kwalifikowaną pieczęcią i kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu.
Dzięki temu może stanowić mocny i samodzielny dowód prawny. Na koniec umowa w zaszyfrowanym pliku PDF trafia na wskazany przez klienta adres e-mail oraz do e-Archiwum.
Bezpieczeństwo obiegu dokumentów i transakcji
Wyeliminowanie dokumentów papierowych z POS-ów
Redukcja kosztów operacyjnych
Automatyzacja procesów i zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu
Skrócenie czasu obsługi klienta
Ochrona środowiska: zaoszczędzonych >70 tys. ryz, 14 ha lasu, 90 mln litrów wody od września 2021 do marca 2022
Realizacja misji społecznej GPP, w tym ochrona środowiska naturalnego
Kamienie milowe projektu paperless i cyfryzacji
Rozwiązania paperless wykorzystane w projekcie
Rozwiązanie to wykorzystuje kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej, który zawiera dane podmiotu posiadającego osobowość prawną (tj. firmy, organizacji, podmiotu administracji publicznej). Usługa jest zgoda z europejskim rozporządzeniem eIDAS, dzięki czemu dokumenty opieczętowane pieczęcią elektroniczną zachowują pełną moc prawną oraz dowodową określoną w tym rozporządzeniu.
To nowoczesne rozwiązanie potwierdzające dokładną datę podpisania e-dokumentu – datę pewną. Pozwala zabezpieczyć, e-dokumenty przed sfałszowaniem i antydatowaniem.
Produkty i usługi paperless szyte na miarę
Utrwalony w technologii elektronicznej odręczny znak graficzny wykonany za pomocą rysika na urządzeniu mobilnym – tablecie lub smartfonie. Unikatową cechą narzędzia jest to, że zostało zintegrowane z kwalifikowanymi usługami zaufania Asseco, pieczęcią kwalifikowaną i kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu, zgodnymi z Rozporządzeniem eIDAS. Integracja pozwala na zabezpieczenie autentyczności pochodzenia oraz integralności podpisu i czasu jego złożenia.
Tablety Samsung to niezawodne urządzenia gotowe do pracy. Wyposażone w platformę zabezpieczeń KNOX wbudowaną od poziomu chipsetu. Zapewniają użytkownikom biznesowym bezpieczeństwo mobilne: poufne i wrażliwe dane pozostaną bezpieczne – zawsze i wszędzie.
„Wdrożenie podpisu elektronicznego to kolejny etap transformacji cyfrowej Grupy Polsat Plus, w której wspiera nas Asseco, nasz partner technologiczny.
Dzięki temu klienci Plusa i Polsat Box mogą korzystać z rozwiązań wykorzystujących najnowsze technologie, które wspierają ochronę środowiska i przynoszą oszczędność czasu, szybkość i wygodę. GPP zredukowała koszty utrzymania papierowego obiegu dokumentów. Wdrożyła nowy, bezpieczny i całkowicie cyfrowy proces chroniący dokumenty i dane klientów. Wprowadziła do organizacji innowacyjne i nowoczesne rozwiązanie paperless, wpisujące się w ekologiczne działania, które Grupa konsekwentnie realizuje od lat”.
„To był jeden z naszych największych projektów w 2021 roku.
Łącznie przez 12 miesięcyzespoły Pionu Telekomunikacji i Mediów Asseco Poland, Asseco Data Systems i Xtension oraz działy biznesowe i zespoły IT GPP dokonały niezbędnych modyfikacji w systemach dziedzinowych, przygotowały dziesiątki nowych interfejsów, setki stron dokumentacji i tysiące linii kodu. Był to ambitny projekt dający dużo satysfakcji, ułatwiający proces obsługi klienta, pozwalający na cyfryzację kolejnych procesów sprzedażowych i przede wszystkim wspierający ochronę środowiska”.
„Wdrożenie w Grupie Polsat Plus to duży i ważny projekt.
Istotną cechą i wyróżnikiem tego rozwiązania jest to, że zabezpieczenie autentyczności i integralności podpisu cyfrowego będzie realizowane w oparciu o kwalifikowaną pieczęć elektroniczną i kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu, dostarczone przez Asseco. Dzięki temu dokument elektroniczny, wygenerowany oraz przesłany klientowi na adres e-mail, będzie stanowić mocny i samodzielny dowód prawny”.
