Jak Certum całkowicie wyeliminowało papier z kluczowego procesu biznesowego
Cel projektu
Wyeliminowanie dokumentów papierowych z procesu rejestracji wniosków dzięki signaturiX
Proces uzyskania certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign oraz pozostałych usług zaufania zawierał etap odręcznego podpisania wydrukowanego wniosku wraz z towarzyszącą mu umową z Certum. W 2019 Asseco Data Systems podjęło decyzję o eliminacji wszystkich papierowych dokumentów i pełną digitalizację tego procesu. W ten sposób Certum stało się użytkownikiem własnych rozwiązań paperless, które rekomenduje, oferuje i wdraża u swoich klientów. Nowy, cyfrowy proces objął całą sieć partnerską Certum oraz wybranych kluczowych klientów.
Głównym wyzwaniem było opracowanie zgodnego z prawem zamiennika podpisu na papierze. Jedna z propozycji zakładała, że kartkę zastąpi ekran tabletu i na nim będzie składany odręczny podpis rysikiem.
Eksperci Certum przeanalizowali obowiązujące przepisy i doszli do wniosku, że taki podpis, czyli znak graficzny wykonany i utrwalony w technologii elektronicznej jest w zupełności wystarczający do uzyskania oświadczenia woli przyszłego użytkownika podpisu lub pieczęci kwalifikowanej.
Na tej podstawie opracowali cyfrowy proces wydawania certyfikatu kwalifikowanego zarówno tego tradycyjnego wykorzystującego kartę i czytnik jak i chmurowego SimplySign. Do wcielenia pomysłu w życie należało dobrać odpowiednich partnerów technologicznych do projektu, którzy dostarczą komplementarne oprogramowanie i sprzęt.
Rozwiązanie
Trójstronne partnerstwo technologiczne na rzecz paperless
Do współpracy nad rozwiązaniem, Certum zaprosiło spółki Xtension i Samsung. Xtension jest twórcą oprogramowania signaturiX, które umożliwia podpisywanie dokumentów PDF wieloma metodami, w tym biometryczną z użyciem rysika na ekranie urządzenia elektronicznego.
Samsung jest globalnym dostawcą zaawansowanego i bezpiecznego sprzętu mobilnego. Tablety tego producenta, dzięki aktywnemu ekranowi, rejestrują biometryczne cechy podpisu i dodatkowo zabezpieczone są oprogramowaniem KNOX.
Rozwiązanie signaturiX zostało zintegrowane z wewnętrznym systemem Certum do wydawania certyfikatów kwalifikowanych. Elementem całej koncepcji jest również dedykowana usługa zaufanej strony trzeciej, polegająca na zabezpieczaniu danych biometrycznych. Autentyczność i integralność podpisu zapewniają kwalifikowana pieczęć elektroniczna oraz kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu. Dzięki temu każda zmiana podpisanych danych zostanie wykryta.
W cyfrowym procesie użytkownik wnioskujący o uzyskanie certyfikatu kwalifikowanego, odręcznie podpisuje wniosek rysikiem na tablecie. Następnie bezpośrednio w dokumencie PDF są zapisywane oraz szyfrowane cechy biometryczne składanego podpisu, takie jak siła nacisku czy tempo pisania. Następnie podpisany wniosek przez obie strony procesu (klienta i operatora Certum) trafia do systemów dziedzinowych Certum i po przetworzeniu kwalifikowany podpis zostaje wydany użytkownikowi.
Efekt współpracy Certum, Xtension i Samsung zautomatyzował i przyspieszył proces wydania kwalifikowanego podpisu elektronicznego przy zachowaniu wysokich standardów obsługi klienta oraz bezpieczeństwa. Proces odbywa się już bez potrzeby generowania dokumentów papierowych, jest całkowicie ucyfrowiony. Spółka zyskała również nowy scentralizowany model cyfrowej rejestracji klientów.
Kluczowe korzyści
Usprawnienie i unowocześnienie wydawania certyfikatów kwalifikowanych z pomocą signaturiX
Bezpieczny proces paperless
Skrócenie czasu załatwiania formalności
Podpisanie wniosku w dowolnym miejscu i czasie
Poprawiony UX i CX
Wyższa efektywność pracowników
Niższa liczba błędów we wnioskach
Całkowita redukcja kosztów obsługi papieru
Ochrona środowiska
Kamienie milowe projektu
Rozwiązania paperless wykorzystane w projekcie
Rozwiązanie to wykorzystuje kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej, który zawiera dane podmiotu posiadającego osobowość prawną (tj. firmy, organizacji, podmiotu administracji publicznej).
To nowoczesne rozwiązanie potwierdzające dokładną datę podpisania e-dokumentu – datę pewną. Pozwala zabezpieczyć, e-dokumenty przed sfałszowaniem i antydatowaniem.
Produkty i usługi paperless szyte na miarę
Utrwalony w technologii elektronicznej odręczny znak graficzny wykonany za pomocą rysika na urządzeniu mobilnym – tablecie lub smartfonie. Unikatową cechą narzędzia jest to, że zostało zintegrowane z kwalifikowanymi usługami zaufania Asseco, pieczęcią kwalifikowaną i kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu, zgodnymi z Rozporządzeniem eIDAS w celu zabezpieczenia autentyczności pochodzenia oraz integralności podpisu i czasu jego złożenia.
Moduł cyfrowego odręcznego podpisu signaturiX
Tablety Samsung to niezawodne urządzenia gotowe do pracy. Wyposażone w platformę zabezpieczeń KNOX, która jest w nie wbudowana od poziomu chipsetu, zapewniając użytkownikom biznesowym doskonałe rozwiązanie w zakresie bezpieczeństwa mobilnego: poufne i wrażliwe dane pozostaną bezpieczne – zawsze i wszędzie.
Tablet Samsung z oprogramowaniem KNOX
„Wdrażanie procesów paperless u klientów jest naszą domeną. Jednym z naszych głównych celów strategicznych jest funkcjonowanie onboardingu klienta bez dokumentów papierowych.
W wyniku tego zdecydowaliśmy się zrealizować projekt wdrożenia podpisu biometrycznego signaturiX w Asseco Data Systems. Chcieliśmy przede wszystkim zwiększyć efektywność wydawania kwalifikowanych certyfikatów, zminimalizować ryzyko błędów, poprawić doświadczenia użytkowników w zakresie UX i CX oraz wykorzystać uwolniony dzięki temu potencjał pracowników.
Współpraca z firmą Xtension, dostawcą podpisu biometrycznego SignaturiX, wraz zaawansowanymi urządzeniami mobilnymi dostarczonymi przez firmę Samsung, pozwoliła stworzyć całkowicie cyfrowy sposób wydania certyfikatu kwalifikowanego Certum. Dzięki temu Asseco, lider rynku kwalifikowanych usług zaufania uzupełnia swoją ofertę o wygodne i bezpieczne rozwiązanie dla klientów wnioskujących o e-podpis, e-pieczęć oraz poszerza ofertę cyfryzacji procesów podpisywania dokumentów dla klientów kluczowych”.
„Zaproszenie do zrealizowania projektu w należącym do Grupy Asseco Certum, liderze usług zaufania jest dla nas wielkim wyróżnieniem.
Sukces przedsięwzięcia potwierdził, że nasze rozwiązanie sprawdza się w procesach paperless na wielką skalę. Bardzo nas cieszy możliwość wspólnej realizacji kolejnych wdrożeń odręcznego podpisu biometrycznego”.
„Jako firma jesteśmy otwarci na partnerstwo technologiczne pozwalające na zwiększenie możliwości oferowanych wspólnie z partnerami rozwiązań z wykorzystaniem Naszych produktów.
Jednym z takich przykładów jest zastosowanie urządzeń mobilnych w procesie podpisu biometrycznego, gdzie wykorzystując aktywny ekran możemy rejestrować cechy biometryczne składanego w procesie podpisu. Dodatkowo w celu zwiększenia bezpieczeństwa w procesie wykorzystywana jest platforma KNOX, która sprawia, że poufne i wrażliwe dane pozostaną bezpieczne – zawsze i wszędzie”.
