2026-08-27

Nowe funkcjonalności w e-Doręczeniach Certum – większa efektywność obsługa korespondencji elektronicznej

Platforma e-Doręczeń Certum jest systematycznie rozwijana, aby zapewnić użytkownikom jeszcze większą wygodę pracy, lepszą kontrolę nad korespondencją oraz sprawniejszą obsługę procesów związanych z elektronicznym doręczaniem dokumentów. W najnowszej wersji wdrożono szereg usprawnień obejmujących wyszukiwanie adresów, zarządzanie skrzynkami, obsługę dowodów doręczeń oraz prezentację informacji w systemie.

Szybsze i bardziej precyzyjne wyszukiwanie adresów

Jednym z kluczowych obszarów rozwoju platformy było usprawnienie wyszukiwania adresów e-Doręczeń. Ulepszono mechanizm wyszukiwania adresów e-Doręczeń po numerze NIP oraz sposób prezentacji wyników, co ułatwia identyfikację właściwego adresata. Dodatkowo w podpowiedziach wyszukiwania obok nazwy firmy prezentowany jest także numer ADE, dzięki czemu łatwiej rozróżnić podmioty posiadające więcej niż jedną skrzynkę. Choć zmiana dotyczy przede wszystkim wyszukiwania po numerze NIP, warto pamiętać, że system umożliwia również wyszukiwanie podmiotów w BAE na podstawie numerów KRS i REGON. Dzięki wprowadzonym usprawnieniom cały proces jest teraz jeszcze bardziej przejrzysty i wygodny dla użytkowników.

Nowy mechanizm eliminuje zduplikowane wyniki, a przy dużej liczbie rezultatów system prezentuje maksymalnie 20 pozycji oraz sugeruje doprecyzowanie kryteriów wyszukiwania. Pozwala to szybciej odnaleźć właściwy adres i usprawnia codzienną pracę z korespondencją elektroniczną.

Rozszerzony zakres informacji o adresach i sposobach doręczeń

Rozbudowano informacje prezentowane przy adresach e-Doręczeń. Użytkownicy mogą teraz łatwiej rozpoznać rodzaj adresu oraz związane z nim możliwości komunikacji. System w bardziej przejrzysty sposób prezentuje informacje o adresach publicznych (ujawnionych w Bazie Adresów Elektronicznych) oraz adresach biznesowych i prywatnych (nieujawnionych w BAE). Dodatkowo ujednolicono prezentację statusów na listach adresatów i kontaktów.  Wprowadzone oznaczenia zwiększają czytelność danych oraz ograniczają ryzyko wyboru niewłaściwego adresata.

System prezentuje również informacje o obsługiwanych trybach doręczenia, wspierając użytkowników w wyborze właściwego kanału komunikacji i zapewniając większą przejrzystość procesu wysyłki.

Wygodniejsze zarządzanie skrzynkami

Rozbudowano funkcje zarządzania skrzynkami e Doręczeń, wprowadzając dodatkowe możliwości filtrowania.  Ułatwia to wyszukiwanie wybranych skrzynek oraz usprawnia nawigację w systemie.

Przed otwarciem skrzynki użytkownik otrzymuje informację o sposobie odbioru przesyłek. Skrzynki zostały podzielone według modelu odbioru: automatycznego lub ręcznego, dzięki czemu sposób obsługi korespondencji jest widoczny już na etapie wyboru skrzynki. Funkcjonalność ma szczególne znaczenie w przypadku przesyłek wysyłanych przez podmioty publiczne w trybie „Polecony”, ponieważ pozwala lepiej kontrolować moment odbioru korespondencji i związany z nim bieg terminów administracyjnych oraz procesowych. W przypadku odbioru ręcznego użytkownik sam decyduje o wygenerowaniu dowodu odbioru, natomiast po upływie 14 dni od udostępnienia przesyłki zastosowanie znajduje tzw. fikcja doręczenia. Przesyłka zostaje uznana za skutecznie doręczoną nawet wtedy, gdy nie została otwarta. Dzięki temu użytkownicy zyskują większą świadomość i kontrolę nad procesem odbioru urzędowej korespondencji.

Nowe możliwości w zakresie dowodów doręczeń

Istotne zmiany objęły również obsługę dowodów doręczeń. Platforma automatycznie generuje wewnętrzne dowody Certum w sytuacjach związanych z domniemaniem doręczenia w komunikacji z podmiotami publicznymi. Rozwiązanie to wspiera użytkowników w prawidłowym dokumentowaniu procesu doręczenia zgodnie z obowiązującymi zasadami funkcjonowania e-Doręczeń.

Dodatkowo wdrożono automatyczną weryfikację dowodów pod kątem zgodności ze schematem oraz poprawności zawartych w nich danych. Dzięki temu użytkownicy otrzymują bardziej wiarygodne informacje dotyczące przebiegu procesu doręczenia.

Czytelniejsza prezentacja informacji dla użytkowników

Aktualizacja objęła również usprawnienia związane z prezentacją danych w systemie. Poprawiono sposób wyświetlania godzin w historii uprawnień użytkowników poprzez pełną obsługę formatu AM/PM, zapewniając lepszą czytelność informacji i ułatwiając analizę historii operacji.

Zmodernizowano także komunikaty dotyczące niedostępności usług oraz sytuacji wymagających interwencji użytkownika. Dzięki temu korzystanie z platformy staje się jeszcze bardziej intuicyjne.

Bezpieczniejsza komunikacja i większy komfort pracy

Wprowadzono mechanizm blokady uniemożliwiający wysłanie przesyłki do własnego adresu w ramach przesyłek masowych. To dodatkowe zabezpieczenie ograniczające ryzyko przypadkowego wykonania niepożądanych operacji.

Zoptymalizowano również sposób prezentacji wątków przesyłek, dzięki czemu użytkownikowi łatwiej śledzić historię korespondencji oraz powiązania pomiędzy wiadomościami należącymi do tego samego procesu lub sprawy. Przejrzysty widok ułatwia orientację w korespondencji i pozwala szybciej odnaleźć najważniejsze informacje związane z prowadzonym wątkiem.

Usprawnienia, które ułatwiają codzienną pracę

Wdrożone zmiany koncentrują się na ułatwieniu codziennej pracy z e-Doręczeniami. Lepsze wyszukiwanie adresów, bardziej przejrzysta prezentacja typów ADE, większa kontrola nad odbiorem korespondencji oraz rozbudowana obsługa dowodów doręczeń sprawiają, że korzystanie z platformy jest jeszcze prostsze i bardziej intuicyjne. Użytkownicy zyskują szybszy dostęp do potrzebnych informacji, większą przejrzystość procesów oraz lepsze wsparcie w zarządzaniu oficjalną komunikacją elektroniczną.