Wdrożenie w firmie Inpost: paperless, podpis biometryczny SignaturiX z usługami zaufania Asseco i rozwiązaniami mobilnymi Samsung
Cel projektu
Cyfryzacja obiegu dokumentów w logistyce z podpisem biometrycznym
Jednym z celów strategii ESG InPostu jest tworzenie prostych rozwiązań dla klientów z wykorzystaniem nowoczesnych technologii. Dzięki nim produkty i usługi logistyczne są innowacyjne, efektywne i przyjazne środowisku. InPost wciąż doskonali wdrożone procesy i dlatego poszukiwał sposobu na optymalizację również w usłudze SmartCourier.
Spółce zależało na skróceniu czasu realizacji, uproszczeniu logistyki i redukcji ryzyka zagubienia lub zdekompletowania podpisanych dokumentów. Dodatkowym wyzwaniem przy planowanej optymalizacji był wymóg zachowania poufności danych osobowych zgodnie z RODO. Do realizacji założonych celów optymalizacji InPost wybrał rozwiązanie paperless zaproponowane przez ekspertów Xtension i Asseco – podpis biometryczny signaturiX realizowany na urządzeniach mobilnych Samsung.
Nasz wkład
Podpis biometryczny, paperless i usługi zaufania dla logistyki
Dostarczone rozwiązanie zakłada użycie cyfrowych dokumentów w formacie PDF, które adresat podpisuje odręcznie rysikiem na ekranie tabletu kuriera. Cechy biometryczne odręcznego podpisu – prędkość, tempo, nacisk – są rejestrowane z wykorzystaniem tabletów firmy Samsung. SignaturiX pomaga również w wygodnym, szybkim i intuicyjnym wypełnieniu wszystkich pól w elektronicznym dokumencie, redukując dodatkowo czas bezpośredniego spotkania z kurierem.
Autentyczność i integralność każdego podpisu zapewniają: kwalifikowana pieczęć elektroniczna i kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu Asseco oraz dedykowane usługi tzw. Zaufanej Trzeciej Strony. Usługi te dodatkowo zabezpieczają klucz szyfrujący dane biometryczne podpisu odręcznego na potrzeby ewentualnej analizy grafologicznej przez biegłego sądowego. Gwarantują również, że każda zmiana podpisanych danych zostanie natychmiast wykryta.
Nowa, maksymalnie bezpieczna i spełniająca założenia projektu usługa e-SmartCourier została uruchomiona na terenie Polski 2 maja 2022 po trwającym blisko 13 miesięcy pilotażu. Do końca maja InPost obsłużył już 50 tys. dokumentów i pomógł zaoszczędzić pół miliona kartek.
Cyfryzacja dokumentacji sprawia, że nadawca przekazuje ją bezpośrednio na tablet kuriera, który nie ma możliwości otwarcia i zapoznania się z nią. Zadaniem kuriera jest potwierdzenie tożsamości odbiorcy, który otrzymuje SMS-em kod do otwarcia przesyłki i złożenia biometrycznego podpisu rysikiem pod przesłanymi dokumentami, listem przewozowym i checklistą która wskazuje dane do weryfikacji tożsamości. Jednocześnie system kontroluje, czy wszystkie pola zostały wypełnione. Następnie dokumenty zostają zwrócone do nadawcy w bezpiecznej, elektronicznej postaci. Ryzyko ich zagubienia spadło do zera. Wyeliminowano także koszty związane z obsługą papieru.
Kluczowe korzyści
Paperless wspiera cele ESG
Nadawca korzystający z eSmartCouriera nie musi czekać na kuriera ani drukować dokumentów. Ma podgląd aktualnego statusu przesyłki. Nowe rozwiązanie paperless całkowicie eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów i uniemożliwia udostępnienie ich osobom trzecim. Cały proces został skrócony z kilku dni do zaledwie kilku godzin. Dzięki temu firma może niemal natychmiast uruchomić usługę, której dotyczy zawierana z adresatem umowa.
Innowacyjna i pierwsza na rynku kurierska usługa paperless dla biznesu
Wygoda i oszczędność klientów na wydrukach i czasie
Zwiększenie bezpieczeństwa i poufności dokumentacji
Znaczące przyspieszenie czasu realizacji usługi
Całkowita redukcja kosztów kopert i druku dokumentów na zlecenie klientów
Wzmocnienie nowoczesnego wizerunku Inpost
Realizacja celów strategii ESG
Zwiększenie efektywności zespołu weryfikacji poprawności dokumentów
Kamienie milowe projektu
Rozwiązania paperless wykorzystane w firmie Inpost
Rozwiązanie to wykorzystuje kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej, który zawiera dane podmiotu posiadającego osobowość prawną (tj. firmy, organizacji, podmiotu administracji publicznej).
To nowoczesne rozwiązanie potwierdzające dokładną datę podpisania e-dokumentu – datę pewną. Pozwala zabezpieczyć, e-dokumenty przed sfałszowaniem i antydatowaniem.
Produkty i usługi paperless szyte na miarę
Utrwalony w technologii elektronicznej odręczny znak graficzny wykonany za pomocą rysika na urządzeniu mobilnym – tablecie lub smartfonie. Unikatową cechą narzędzia jest to, że zostało zintegrowane z kwalifikowanymi usługami zaufania Asseco, pieczęcią kwalifikowaną i kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu, zgodnymi z Rozporządzeniem eIDAS w celu zabezpieczenia autentyczności pochodzenia oraz integralności podpisu i czasu jego złożenia.
Moduł cyfrowego odręcznego podpisu signaturiX
Tablety Samsung to niezawodne urządzenia gotowe do pracy. Wyposażone w platformę zabezpieczeń KNOX, która jest w nie wbudowana od poziomu chipsetu, zapewniając użytkownikom biznesowym doskonałe rozwiązanie w zakresie bezpieczeństwa mobilnego: poufne i wrażliwe dane pozostaną bezpieczne – zawsze i wszędzie.
Tablet Samsung z oprogramowaniem KNOX
“Zadziwiającą cechą technologii jest jej zdolność do nieustannego ulepszania.
Dlatego kreujemy nowe rozwiązania i przekształcamy otaczającą nas rzeczywistość, bo wierzymy, że dzięki technologii możemy stawać się coraz bardziej efektywni, a przez to biznes naszych klientów może być również wydajny i efektywny. Z tego powodu zdecydowaliśmy się na zaprojektowanie i wdrożenie nowej usługi dla biznesu opartej na autorskim rozwiązaniu podpisu biometrycznego firmy Xtension przy współudziale Asseco i Samsung”.
„Wspólnie z Asseco oraz Samsungiem udało się nam udoskonalić i unowocześnić bardzo praktyczną usługę kurierską InPostu.
Wdrożenie rozwiązania SsignaturiX zmniejszyło liczbę generowanych papierowych dokumentów i sprawiło, że cały proces stał się o wiele bardziej ekologiczny i ekonomiczny”.
„Podpis, który adresat składa rysikiem na ekranie tabletu jest zabezpieczony przez kwalifikowane usługi zaufania Asseco.
Chronią go przed sfałszowaniem i dowodzą jego autentyczności przed sądem. Zawarta w ten sposób umowa jest ważna, a odpowiadający za to proces paperless przynosi realne korzyści biznesowe”.
„Użytkownicy nowej usługi mogą mieć pewność, że dokumenty, które wysyłają lub podpisują będą odpowiednio zabezpieczone przed zagubieniem czy wyciekiem.
Kurierzy docenią z kolei wygodę korzystania i trwałość tabletów Samsung. To jest kolejny bardzo dobry przykład, jak bardzo mobilność wspiera projekty paperless”.
