Podpisywanie umów online. Dlaczego HR potrzebuje elektronicznego obiegu dokumentów

Transformacja cyfrowa działów HR nie jest już trendem, lecz koniecznością. W czasie pracy zdalnej, rozproszonych zespołów oraz rosnących oczekiwań kandydatów, tradycyjny – papierowy obieg dokumentów przestaje się sprawdzać.

Z tego artykułu dowiesz się:

• dlaczego HR potrzebuje elektronicznego obiegu dokumentów
• elektroniczny obieg dokumentów w kadrach – od czego zacząć?
• skąd wziąć podpis elektroniczny dla pracowników
• jak wygląda wysyłka dokumentów do podpisu online
• jak proste jest podpisywanie umów online

Dlaczego HR potrzebuje elektronicznego obiegu dokumentów? 

Codzienna praca HR to dziesiątki dokumentów: umowy, aneksy, wnioski, zaświadczenia. W tradycyjnym, papierowym modelu oznacza to drukowanie, podpisywanie, skanowanie i archiwizację. Elektroniczny obieg dokumentów upraszcza ten proces i pozwala realizować go w całości online. Stosowanie cyfrowych dokumentów to jeden z najprostszych sposobów na usprawnienie pracy działu HR. Podpisywanie umów online nie tylko eliminuje papier, ale przede wszystkim przyspiesza procesy, upraszcza formalności dla pracowników i daje większą kontrolę nad dokumentacją. To szczególnie istotne w rekrutacji, gdy szybkość reakcji często decyduje o pozyskaniu najlepszego kandydata.

Również onboarding może wyglądać zupełnie inaczej. Bardziej uporządkowany, zautomatyzowany i przyjazny dla nowego pracownika. Poprawiając pierwsze doświadczenia z firmą, znacząco redukuje stres w początkowych dniach pracy. Dla firm to realna przewaga konkurencyjna. Dla działów HR elektroniczny obieg dokumentów to narzędzie, które ułatwia codzienną pracę.

Najważniejsze korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów w procesach HR

• skrócenie czasu podpisywania dokumentów z dni nawet do minut
• brak konieczności fizycznych spotkań z kandydatem lub pracownikiem
• uporządkowana i łatwo dostępna dokumentacja
• mniejsze ryzyko błędów i zagubienia dokumentów
• szybsze przejście od rekrutacji do podpisania umowy
• mniej pracy administracyjnej
• większa elastyczność działania

Do elektronicznego obiegu dokumentów potrzebny jest podpis elektroniczny online

Zastosowanie podpisu elektronicznego online w HR reguluje

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (eIDAS) w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania
• ustawa z 5 września 2016 o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej

Zgodnie z eIDAS, kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny na terenie całej Unii Europejskiej.

Oznacza to, że kwalifikowany podpis elektroniczny

• może być stosowany w dokumentacji pracowniczej (np. umowy o pracę, aneksy, regulamin pracy, zgody RODO, NDA)
• zapewnia integralność oraz autentyczność dokumentów
• jest w pełni uznawany przez prawo pracy i regulacje unijne

Dla działów HR stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego zapewnia pełną zgodność prawną, bezpieczeństwo obiegu dokumentów oraz eliminację ryzyka formalnego.

Dokumenty i umowy wymagające kwalifikowanego podpisu elektronicznego

W wielu przypadkach konieczne jest zastosowanie podpisu o pełnej mocy prawnej. Dotyczy to m.in.:

• umów o pracę
• umów zlecenia i umów o dzieło
• umów o zakazie konkurencji
• rozwiązań umów o pracę
• świadectw pracy
• skierowań na badania lekarskie
• dokumentacji w e-aktach osobowych

Kwalifikowany podpis elektroniczny to cyfrowy odpowiednik podpisu odręcznego. Umożliwia podpisywanie dokumentów w sposób w pełni zdalny, a jednocześnie prawnie wiążący. W praktyce oznacza to, że dokument podpisany elektronicznie ma taką samą moc jak jego papierowa wersja.

Dokumenty niewymagające kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Nie wszystkie dokumenty wymagają kwalifikowanego podpisu i wówczas wystarcza prostsza forma potwierdzenia. Przykłady wewnętrznych dokumentów, które nie wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

• wnioski urlopowe
• ewidencja czasu pracy
• regulaminy i zakresy obowiązków
• listy płac

W takich przypadkach stosuje się tzw. prosty podpis elektroniczny, co znacząco przyspiesza procesy i zwiększa wygodę pracowników.

Elektroniczny obieg dokumentów w kadrach – od czego zacząć?  

Stworzenie elektronicznego obiegu dokumentów nie wymaga już kosztownych i skomplikowanych narzędzi informatycznych.

Co więcej, są rozwiązania, które łączą zarządzanie elektronicznym obiegiem dokumentów z

• podpisem elektronicznym online
• podpisywaniem umów online
• podpisem elektronicznym dla pracowników
• wysyłką dokumentów do podpisu online

Dzięki temu dokumenty trafiają nie tylko do wszystkich osób w procesie, ale są również od razu podpisane elektronicznie. Takie możliwości oferuje CertumSign. To nie tylko narzędzie do podpisu, ale również platforma do zarządzania całym obiegiem dokumentów w organizacji.

Rodzaje e-podpisów dostępnych w CertumSign

Platforma elektronicznego obiegu dokumentów CertumSign oferuje różne typy podpisów, które można dopasować do rodzaju dokumentu i procesu:

• podpis kwalifikowany – do dokumentów wymagających pełnej mocy prawnej
• podpis zawansowany – do dokumentów wewnętrznych i procesów niewymagających podpisu kwalifikowanego
• podpis prosty – kod wysyłany SMS-em lub przez e-mail

Dzięki temu HR nie musi stosować jednego rozwiązania do wszystkiego, może elastycznie dopasować poziom zabezpieczenia do konkretnej sytuacji.

CertumSign umożliwia przekazanie jednorazowego podpisu kwalifikowanego osobie bez własnego e-podpisu do wykorzystania przy tej konkretnej czynności. W ten sposób rozwiązuje się problem braku podpisu elektronicznego dla pracowników lub kandydatów.

Rekrutacja i onboarding a podpisywanie umów online

Proces zatrudnienia nie musi już oznaczać drukowania dokumentów i umawiania spotkań. Dzięki CertumSign możliwe jest podpisywanie umów online umowy, jeszcze zanim pracownik pojawi się w biurze.

To oznacza:

• szybsze domykanie procesów rekrutacji
• mniej formalności po stronie HR
• lepsze doświadczenie kandydata już na etapie onboardingu

Umowy i dokumenty B2B i listy intencyjne

Współpraca z kontraktorami i freelancerami wymaga sprawnych procesów. CertumSign pozwala szybko podpisywać umowy B2B oraz listy intencyjne bez konieczności fizycznej obecności stron. Dzięki temu organizacja może reagować na potrzeby biznesowe niemal natychmiast bez opóźnień administracyjnych.

Zdalna rekrutacja i pracownicy z zagranicy (eIDAS w UE) 

W dobie pracy rozproszonej i międzynarodowych zespołów, podpis elektroniczny staje się kluczowym elementem HR. Dzięki regulacjom eIDAS możliwe jest legalne podpisywanie dokumentów w całej Unii Europejskiej. Oznacza to, że rekrutacja pracowników z innych krajów może odbywać się w pełni zdalnie i bez barier geograficznych i formalnych.

Jak przebiega podpisywanie umów online w CertumSign?

Proces podpisywania dokumentów w CertumSign – krok po kroku

• Przygotowanie – dodaj dokument w formacie PDF do platformy
• Przekazanie – wybierz osoby, które mają podpisać dokument
• Podpisanie – wskaż odpowiedni typ podpisu i podpisz dokument
• Weryfikacja – zweryfikowanie podpisu przez platformę

Wszystko odbywa się online, bez drukowania, skanowania i fizycznego obiegu dokumentów.

Plany indywidualne a plany dla organizacji

Platforma CertumSign może być wykorzystywana zarówno przez pojedynczych użytkowników, jak i całe zespoły HR. W zależności od potrzeb dostępne są rozwiązania indywidualne oraz rozbudowane plany dla organizacji.

W ramach organizacji możliwe jest:

• zarządzanie użytkownikami i ich rolami
• kontrola dostępu do dokumentów
• ustalenie, ile dni dana osoba ma na podpis
• automatyczne ustawienia podpisów
• mniej pomyłek
• wspólna praca nad obiegiem dokumentów

W planach dla organizacji możliwe jest również tworzenie szablonów procesów, które pozwalają w prosty sposób przypisywać dokumenty do konkretnych odbiorców i uporządkować cały przepływ pracy. Dodatkowo można określić, jaki rodzaj podpisu ma być wymagany dla danego szablonu, a także ustawić jednolity proces akceptacji dokumentów. Całość wspiera intuicyjny, przyjazny interfejs, który ułatwia pracę zarówno zespołom HR, jak i pozostałym użytkownikom w organizacji. To pozwala uporządkować procesy oraz ograniczyć chaos w dokumentacji.

Weryfikacja i kwalifikowana walidacja podpisów

Każdy podpis złożony w CertumSign może zostać zweryfikowany pod kątem autentyczności i integralności dokumentu. Dzięki temu organizacja ma pewność, że dokumenty są zgodne z obowiązującymi standardami i przepisami.

Bezpieczny podpis elektroniczny – ochrona danych i zgodność z RODO

Bezpieczeństwo danych w HR ma kluczowe znaczenie. CertumSign zapewnia bezpieczeństwo dokumentów oraz zgodność z obowiązującymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych w tym RODO.

Oznacza to:

• kontrolę nad dostępem do dokumentów
• ochronę przed nieautoryzowaną modyfikacją
• zgodność z wymaganiami prawnymi
• bezpieczne przechowywanie danych pracowniczych

Elektroniczny obieg dokumentów jako standard w HR

Platformy takie jak CertumSign umożliwiają przeniesienie procesów kadrowych online – bezpiecznie i zgodnie z przepisami. Dzięki temu HR może działać szybciej, sprawniej i bardziej elastycznie – dokładnie tak, jak wymaga tego współczesny biznes.

Wdrożenie platformy do podpisywania dokumentów online pozwala objąć cyfryzacją praktycznie cały obszar HR od zatrudnienia, przez obsługę pracownika, aż po zakończenie współpracy.

Dzięki CertumSign wszystkie dokumenty mogą być podpisywane zdalnie, bez konieczności spotkań czy wysyłki papierowych wersji. To szczególnie przydatne przy zatrudnianiu pracowników z innych miast lub krajów.

Cyfrowe narzędzia do podpisywania dokumentów przestają być dodatkiem, stają się standardem w nowoczesnych działach HR. CertumSign wspiera kluczowe procesy kadrowe, niezależnie od tego, czy dotyczą rekrutacji, współpracy B2B czy pracy zdalnej.

Platforma do elektronicznego obiegu dokumentów i bezpiecznego podpisywania dokumentów online, stworzona z myślą o działach kadr i HR.

Wypróbuj ją teraz przez 14 dni za darmo w swojej organizacji

 

Najczęstsze pytania o podpis elektroniczny online

Czy kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny przy podpisaniu umowy o pracę?

Tak. Ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny i może być stosowany w umowach o pracę oraz innych dokumentach kadrowych.

Podpis elektroniczny dla pracowników. Co, jeśli personel nie ma własnego e-podpisu?

Pracownicy lub kandydaci mogą skorzystać z jednorazowego podpisu udostępnionego przez CertumSign, bez konieczności zakładania własnego e-podpisu długoterminowego. Podpis elektroniczny dla pracowników to albo jednorazowy podpis kwalifikowany albo podpis prosty, czyli kod wysyłany SMS-em lub e-mailem.

Czy elektroniczny obieg dokumentów CertumSign działa na urządzeniach mobilnych?

Tak, dokumenty można podpisywać również na smartfonie lub tablecie. W ten sposób dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwy niezależnie od urządzenia.

Jak zweryfikować autentyczność podpisanego dokumentu?

Każdy dokument można zweryfikować w CertumSign, sprawdzając ważność i integralność podpisu.