2026-05-05

Jak usprawnić podpisywanie i obieg dokumentów w organizacji? Poznaj szablony wysyłki w CertumSign

W świecie, w którym tempo pracy rośnie z każdym rokiem, a procesy biznesowe muszą być nie tylko szybkie, ale i bezbłędne, każda funkcja usprawniająca codzienne zadania staje się realną przewagą. Jednym z takich rozwiązań są szablony wysyłki w platformie CertumSign, która pozwala na szybkie i proste zbieranie podpisów elektronicznych od wielu osób.

Z artykułu dowiesz się:

• czym są szablony wysyłki i jak działają w platformie CertumSign
• jakie problemy rozwiązują w codziennym obiegu dokumentów
• jak tworzyć i konfigurować własne szablony krok po kroku
• jakie elementy procesu można zdefiniować w szablonie
• jak automatyzować proces podpisywania dokumentów w organizacji
• jakie korzyści przynosi zastosowanie szablonów w pracy zespołowej
• w jaki sposób szablony pomagają ograniczyć błędy i przyspieszyć procesy

Szablony procesów w planach dla organizacji

Nowa funkcjonalność szablonów wysyłki umożliwia tworzenie powtarzalnych, uporządkowanych procesów podpisywania dokumentów. Stanowi to istotne usprawnienie w sytuacjach, gdy regularnie przekazujemy różnego rodzaju dane wymagające podpisu lub akceptacji. Eliminuje to konieczność każdorazowego konfigurowania procesu, minimalizuje ryzyko pomyłek i znacząco skraca czas potrzebny na uruchomienie kolejnej wysyłki. W praktyce oznacza to większą efektywność, lepszą organizację pracy i pełną kontrolę nad powtarzalnymi procesami podpisywania.

Dzięki temu rozwiązaniu proces może zostać w pełni zautomatyzowany, bez ryzyka pominięcia któregokolwiek z uczestników czy opóźnień w kompletowaniu podpisów. System dodatkowo umożliwia wysłanie przypomnienia o konieczności podpisania dokumentu w określonym przez użytkownika czasie, a to znacząco usprawnia obieg dokumentów oraz zapewnia ich terminowe podpisywanie.

Widok wyboru szablonów wysyłki to przejrzyste okno, w którym prezentowane są dostępne szablony wraz z przypisanymi do nich osobami.

Prześledźmy ten proces na przykładzie  szablonu o nazwie „Zarząd”, który służy do cyklicznego (np. raz w tygodniu) wysyłania dokumentów do podpisu, do określonych osób. Szablon ten ma z góry zdefiniowaną listę uczestników obiegu, dzięki czemu nie trzeba każdorazowo wprowadzać wszystkich danych przy uruchamianiu procesu.

W ramach szablonu można określić:

• liczbę osób biorących udział w obiegu,
• czas na podpisanie dokumentu,
• rodzaj wymaganego podpisu,
• możliwość samej akceptacji dokumentu bez składania podpisu.

Szablony wysyłki można również edytować, na przykład dodawać lub usuwać osoby uczestniczące w obiegu.

Widok wyboru szablonów wysyłki 

1. Tworzenie szablonu

Tworzenie nowego szablonu w systemie rozpoczyna się od wybrania opcji „Nowy szablon”. Następnie należy zdefiniować uczestników obiegu dokumentu, czyli osoby, które będą odpowiedzialne za jego podpisanie. Na tym etapie istotne jest poprawne wskazanie użytkowników.

Kolejnym krokiem jest określenie rodzaju podpisu dla każdej osoby. W zależności od wymagań formalnych lub dostępnych uprawnień można wskazać konkretny typ podpisu. Jest to przydatne w sytuacji, gdy nie ma pewności co do rodzaju podpisu posiadanego przez danego użytkownika.

Istotnym elementem konfiguracji jest również określenie czasu na wykonanie działania, czyli złożenie podpisu. Pozwala to lepiej zarządzać procesem i kontrolować jego przebieg.

Po zdefiniowaniu wszystkich uczestników oraz parametrów procesu, należy nadać szablonowi nazwę, która w czytelny sposób będzie wskazywać jego przeznaczenie. Ostatnim etapem jest zapisanie szablonu, co umożliwia jego ponowne wykorzystanie w przyszłości.

Dobrze przygotowany szablon znacząco przyspiesza realizację procesów i minimalizuje ryzyko błędów, szczególnie w przypadku często powtarzających się obiegów dokumentów.

Widok tworzenia szablonu

2. Wysłanie dokumentów do podpisu

Aby przejść  do wysyłki dokumentów należy przesunąć suwak dostępny na ekranie. Spowoduje to wyświetlenie listy dostępnych szablonów. Po wybraniu odpowiedniego szablonu uczestnicy obiegu zostaną uzupełnieni automatycznie, zgodnie z jego konfiguracją. Nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych, wystarczy wysłać dokument do podpisu, aby uruchomić cały proces.

Widok wysyłki dokumentów 

Najważniejsze korzyści z wykorzystania szablonów procesów

Zastosowanie szablonów w obiegu dokumentów przynosi szereg praktycznych korzyści, które bezpośrednio wpływają na efektywność pracy:

• Oszczędność czasu
  Nie ma potrzeby każdorazowego tworzenia procesu od podstaw, raz przygotowany szablon można wykorzystywać wielokrotnie.
• Możliwość definiowania stałych odbiorców
  Szablony można przygotowywać z myślą o konkretnych, często powtarzających się odbiorcach, eliminując konieczność ich każdorazowego wyszukiwania i dodawania.
• Automatyczne ustawienia podpisów lub akceptacji
  Dla każdego uczestnika można z góry określić wymagany rodzaj działania,

podpis lub akceptację dokumentu, dzięki czemu można dopasować poziom formalności do rodzaju procesu.

• Możliwość wyboru akceptacji jako formy zatwierdzenia
  Szablony pozwalają zastąpić e podpis akceptacją, przyspieszając procesy decyzyjne tam, gdzie nie jest wymagana pełna moc prawna podpisu elektronicznego. Dzięki temu można szybciej zatwierdzać dokumenty, ograniczając formalności, zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią.
• Standaryzacja procesu
  Ustalenie jednolitych zasad (np. rodzaju podpisu lub akceptacji oraz kolejności działań) zapewnia spójność i zgodność z wymaganiami organizacji.
• Ograniczenie liczby błędów
  Wcześniejsze zdefiniowanie uczestników i parametrów procesu minimalizuje ryzyko pominięcia osoby, wprowadzenia błędnych danych czy literówek.
• Szybsze uruchamianie obiegów
  Gotowy szablon pozwala rozpocząć proces praktycznie jednym kliknięciem, bez konieczności dodatkowej konfiguracji.
• Większa wygoda pracy zespołowej
  Szablony udostępnione dla innych użytkowników w organizacji mogą być współdzielenie i wykorzystywanie przez różne osoby w podobnych procesach.

Wprowadzenie szablonów wysyłki to krok w stronę automatyzacji i uporządkowania procesów związanych z podpisywaniem dokumentów. Wypróbuj tę funkcję już dziś i przekonaj się, jak znacząco może ułatwić codzienną pracę.