GettyImages-1389411148
leasing 1

BioPodpis. Naturalnie, że podpisane! Wdrożenie podpisu biometrycznego w Santander Leasing

Cel projektu

Young couple and real estate agent using laptop on a meeting in the office.

Paperless z podpisem biometrycznym

Santander Leasing, w trosce o środowisko naturalne, postanowił zrezygnować z umów papierowych i wprowadzić tylko wersje elektroniczne, uprościć ich zawieranie i zwiększyć wygodę klientów, a jednocześnie przyspieszyć o ponad połowę średni czas ich obsługi. Ponadto zwiększyć bezpieczeństwo procesu zawarcia umowy i danych klienta przy jednoczesnym zachowaniu „ceremoniału” składania podpisu pod dokumentem. Cyfrowe i jednocześnie klasyczne rozwiązanie miało podkreślać innowacyjność spółki i pozycjonować ją jako pioniera polskiego rynku leasingu. Digitalizacja miała ograniczyć koszty papieru, drukarek, przesyłek i archiwizacji.
Cyfryzacja umów leasingowych oznaczała głębokie zmiany w procesach obiegu dokumentów. Od ich przygotowania i udostępniania klientom po wysyłkę i archiwizację. Zmiany wymagał także proces kontroli i uruchamiania umów.

Nasz wkład

Do realizacji zadania wybrano propozycję Asseco Data Systems, wykorzystującą kwalifikowane usługi zaufania Certum – elektroniczną pieczęć i znacznik czasu, podpis biometryczny oparty na rozwiązaniu signaturiX firmy Xtension.

Rynkową przewagą wdrożonego dla Santander Leasing rozwiązania jest integracja z kwalifikowanymi usługami zaufania Asseco zgodnymi z rozporządzeniem eIDAS: kwalifikowaną pieczęcią oraz kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu, w celu zabezpieczenia autentyczności pochodzenia oraz integralności podpisu biometrycznego, jak i czasu jego złożenia.
Z chwilą złożenia podpisu biometrycznego, dokument zostaje “zamknięty”, bez możliwości zmiany jego treści lub użycia danych biometrycznych zawartych w złożonym podpisie. Dane biometryczne umożliwiające analizę grafologiczną podpisu będą zawsze bezpieczne, a dostęp do nich będzie miał wyłącznie biegły sądowy upoważniony przez sąd lub inną instytucję.

Nowe rozwiązanie o nazwie BioPodpis zostało oficjalnie udostępnione klientom w lutym 2022 roku. Po pierwszych miesiącach od wdrożenia już prawie 35% umów było zawieranych za pomocą nowego sposobu podpisu. Wybrani doradcy podpisują już nawet ponad 80% umów w tej formie.

 

Projekt został zrealizowany w trzech głównych fazach.

1

Pierwsza – koncepcyjna objęła analizę kwestii prawnych, compliance oraz technologicznych. Należało zweryfikować jakość i bezpieczeństwo planowanego rozwiązania i potrzebnych narzędzi.

2

Druga faza – produkcyjna to zmiany w systemach informatycznych spółki. Zreorganizowano proces obiegu dokumentów w centrali oraz wprowadzono nowy sposób generowania dokumentów.

3

Trzecia faza miała charakter testowy i wdrożeniowy. Weryfikowano wprowadzone zmiany i ich zrozumienie przez personel, przygotowano materiały szkoleniowe dla klientów i sieci sprzedaży oraz wyposażono sieć sprzedaży w odpowiednie systemy informatyczne, komputery oraz kwalifikowany podpis elektroniczny.

Po akceptacji warunków leasingowych klient otrzymuje do zatwierdzenia i podpisania dokumenty w wersji cyfrowej w formie plików PDF. Wdrożone rozwiązanie umożliwia mu złożenie biometrycznego podpisu, czyli utrwalonego w technologii elektronicznej odręcznego znaku graficznego rysikiem na ekranie komputera. Podczas składania podpisu rejestrowane są jego cechy biometryczne, takie jak nacisk czy szybkość co gwarantuje bezpieczeństwo i wiarygodność podpisu. Następnie dokumenty podpisuje przedstawiciel spółki swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a klient otrzymuje podpisaną umowę i dokumenty e-mailem oraz ma do niej dostęp na platformie e-BOK24.

Kluczowe korzyści

Przyspieszenie procesu zawarcia umowy i jej realizacji

Zmniejszenie kosztów związanych z corocznym wydrukiem ponad 40 000 umów oraz kosztów ich archiwizacji

Ochrona środowiska dzięki eliminacji zużycia ponad pół miliona kartek (ocalenie co najmniej 50 drzew rocznie)

Wzrost bezpieczeństwa dokumentacji leasingowej

Kamienie milowe projektu

a
a
a

Etap 1

• Pomysł, poszukiwanie inspiracji i decyzja o wdrożeniu
• Analizy prawne, compliance, technologiczne
• Przegląd wewnętrznych procesów przygotowania i realizacji umów, potwierdzenie możliwości ich realizacji z użyciem nowej metody

Faza koncepcyjna - 4 miesiące

Etap 2

• Produkcja rozwiązań informatycznych

Faza produkcyjna - 5 miesięcy

Etap 3

• Przygotowanie materiałów informacyjnych, szkoleniowych, wdrożeniowych
• Dostawa niezbędnych narzędzi do sieci sprzedaży

Faza wdrożeniowa - 2 miesiące

Rozwiązania paperless wykorzystane w projekcie

To nowoczesne rozwiązanie potwierdzające dokładną datę podpisania e-dokumentu – datę pewną. Pozwala zabezpieczyć, e-dokumenty przed sfałszowaniem i antydatowaniem.

Rozwiązanie to wykorzystuje kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej, który zawiera dane podmiotu posiadającego osobowość prawną (tj. firmy, organizacji, podmiotu administracji publicznej).

Produkty i usługi paperless szyte na miarę

signaturiX_by_Xtension_na_bialym_tle_RGB

Utrwalony w technologii elektronicznej odręczny znak graficzny wykonany za pomocą rysika na urządzeniu mobilnym – tablecie lub smartfonie. Unikatową cechą narzędzia jest to, że zostało zintegrowane z kwalifikowanymi usługami zaufania Asseco, pieczęcią kwalifikowaną i kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu, zgodnymi z Rozporządzeniem eIDAS w celu zabezpieczenia autentyczności pochodzenia oraz integralności podpisu i czasu jego złożenia.
Moduł cyfrowego odręcznego podpisu signaturiX

"Rozpoczęliśmy pionierski oraz innowacyjny projekt, który musiał jednocześnie być w zgodzie z bardzo wymagającymi przepisami prawa dotyczącymi leasingu.

Rozwiń...

Była to zatem praca twórcza, a nie odtwórcza inspirowana innymi wdrożeniami. Mogliśmy na rynku obserwować podobne projekty, ale nie były one tak kompleksowe i przekrojowe jak nasz. Konieczne było połączenie kwestii prawnych, procesowych, technologicznych w nowym środowisku biznesowym. Skalę przedsięwzięcia można mierzyć liczbą użytkowników lub wręcz wartością – idącą w miliardy złotych – zawieranych w ten sposób umów”. Chciałbym podkreślić, że wszystkie strony projektu wykazały determinację w osiągnięciu jasno sprecyzowanego celu. Wprowadzamy biopodpis, aby jeszcze bardziej uprościć sposób zawierania umów. Zrealizowane wdrożenie w naturalny sposób przekłada się na działania w zakresie paperless. Corocznie w ramach operacji leasingowych generujemy ponad 40 000 umów, co w konsekwencji powoduje zużycie ponad pół miliona kartek. By wyprodukować taką ilość papieru, potrzeba co najmniej 50 drzew. Jako spółka też mamy z tego sporo korzyści, rozwiązanie to zwiększa naszą efektywność, obniża koszty, wpływa pozytywnie na nasz wizerunek; to wszystko zwiększa naszą konkurencyjność”.

male1

Mariusz Włodarczyk
Dyrektor Zarządzający Santander Leasing

„Kluczowym wyzwaniem w projekcie był brak przepisów prawnych wprost określających kwestie biopodpisu.

Rozwiń...

Konieczne było więc wypracowanie stanowiska prawnego w stosunku do biopodpisu . W projekcie potwierdzono, że na gruncie obowiązujących przepisów, podpis w postaci odręcznego znaku graficznego, wykonanego i utrwalonego w technologii elektronicznej, jest podpisem własnoręcznym w rozumieniu prawnym. Biopodpis spełnia wszystkie funkcje podpisu, które w doktrynie prawnej są uznawane za wystarczające, aby wykonany odręcznie znak graficzny stanowił podpis i wraz z powiązaną z nim treścią stanowił dokument spełniający wymagania formy pisemnej w rozumieniu kodeksu cywilnego.”

Artur_Mi_C4_99kina

Artur Miękina
Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych Asseco Data Systems.

Skontaktuj się z nami

_contact_blue

Umów kontakt z Doradcą

Zamów rozmowę
_message_orange

Wyślij wiadomość

paperless@assecods.pl