BioPodpis. Naturalnie, że podpisane! Wdrożenie podpisu biometrycznego w Santander Leasing
Cel projektu
Paperless z podpisem biometrycznym
Santander Leasing, w trosce o środowisko naturalne, postanowił zrezygnować z umów papierowych i wprowadzić tylko wersje elektroniczne, uprościć ich zawieranie i zwiększyć wygodę klientów, a jednocześnie przyspieszyć o ponad połowę średni czas ich obsługi. Ponadto zwiększyć bezpieczeństwo procesu zawarcia umowy i danych klienta przy jednoczesnym zachowaniu „ceremoniału” składania podpisu pod dokumentem. Cyfrowe i jednocześnie klasyczne rozwiązanie miało podkreślać innowacyjność spółki i pozycjonować ją jako pioniera polskiego rynku leasingu. Digitalizacja miała ograniczyć koszty papieru, drukarek, przesyłek i archiwizacji.
Cyfryzacja umów leasingowych oznaczała głębokie zmiany w procesach obiegu dokumentów. Od ich przygotowania i udostępniania klientom po wysyłkę i archiwizację. Zmiany wymagał także proces kontroli i uruchamiania umów.
Nasz wkład
Do realizacji zadania wybrano propozycję Asseco Data Systems, wykorzystującą kwalifikowane usługi zaufania Certum – elektroniczną pieczęć i znacznik czasu, podpis biometryczny oparty na rozwiązaniu signaturiX firmy Xtension.
Rynkową przewagą wdrożonego dla Santander Leasing rozwiązania jest integracja z kwalifikowanymi usługami zaufania Asseco zgodnymi z rozporządzeniem eIDAS: kwalifikowaną pieczęcią oraz kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu, w celu zabezpieczenia autentyczności pochodzenia oraz integralności podpisu biometrycznego, jak i czasu jego złożenia.
Z chwilą złożenia podpisu biometrycznego, dokument zostaje “zamknięty”, bez możliwości zmiany jego treści lub użycia danych biometrycznych zawartych w złożonym podpisie. Dane biometryczne umożliwiające analizę grafologiczną podpisu będą zawsze bezpieczne, a dostęp do nich będzie miał wyłącznie biegły sądowy upoważniony przez sąd lub inną instytucję.
Nowe rozwiązanie o nazwie BioPodpis zostało oficjalnie udostępnione klientom w lutym 2022 roku. Po pierwszych miesiącach od wdrożenia już prawie 35% umów było zawieranych za pomocą nowego sposobu podpisu. Wybrani doradcy podpisują już nawet ponad 80% umów w tej formie.
Projekt został zrealizowany w trzech głównych fazach.
Kluczowe korzyści
Przyspieszenie procesu zawarcia umowy i jej realizacji
Zmniejszenie kosztów związanych z corocznym wydrukiem ponad 40 000 umów oraz kosztów ich archiwizacji
Ochrona środowiska dzięki eliminacji zużycia ponad pół miliona kartek (ocalenie co najmniej 50 drzew rocznie)
Wzrost bezpieczeństwa dokumentacji leasingowej
Kamienie milowe projektu
Rozwiązania paperless wykorzystane w projekcie
To nowoczesne rozwiązanie potwierdzające dokładną datę podpisania e-dokumentu – datę pewną. Pozwala zabezpieczyć, e-dokumenty przed sfałszowaniem i antydatowaniem.
Rozwiązanie to wykorzystuje kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej, który zawiera dane podmiotu posiadającego osobowość prawną (tj. firmy, organizacji, podmiotu administracji publicznej).
Produkty i usługi paperless szyte na miarę
Utrwalony w technologii elektronicznej odręczny znak graficzny wykonany za pomocą rysika na urządzeniu mobilnym – tablecie lub smartfonie. Unikatową cechą narzędzia jest to, że zostało zintegrowane z kwalifikowanymi usługami zaufania Asseco, pieczęcią kwalifikowaną i kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu, zgodnymi z Rozporządzeniem eIDAS w celu zabezpieczenia autentyczności pochodzenia oraz integralności podpisu i czasu jego złożenia.
Moduł cyfrowego odręcznego podpisu signaturiX
"Rozpoczęliśmy pionierski oraz innowacyjny projekt, który musiał jednocześnie być w zgodzie z bardzo wymagającymi przepisami prawa dotyczącymi leasingu.
Była to zatem praca twórcza, a nie odtwórcza inspirowana innymi wdrożeniami. Mogliśmy na rynku obserwować podobne projekty, ale nie były one tak kompleksowe i przekrojowe jak nasz. Konieczne było połączenie kwestii prawnych, procesowych, technologicznych w nowym środowisku biznesowym. Skalę przedsięwzięcia można mierzyć liczbą użytkowników lub wręcz wartością – idącą w miliardy złotych – zawieranych w ten sposób umów”. Chciałbym podkreślić, że wszystkie strony projektu wykazały determinację w osiągnięciu jasno sprecyzowanego celu. Wprowadzamy biopodpis, aby jeszcze bardziej uprościć sposób zawierania umów. Zrealizowane wdrożenie w naturalny sposób przekłada się na działania w zakresie paperless. Corocznie w ramach operacji leasingowych generujemy ponad 40 000 umów, co w konsekwencji powoduje zużycie ponad pół miliona kartek. By wyprodukować taką ilość papieru, potrzeba co najmniej 50 drzew. Jako spółka też mamy z tego sporo korzyści, rozwiązanie to zwiększa naszą efektywność, obniża koszty, wpływa pozytywnie na nasz wizerunek; to wszystko zwiększa naszą konkurencyjność”.
„Kluczowym wyzwaniem w projekcie był brak przepisów prawnych wprost określających kwestie biopodpisu.
Konieczne było więc wypracowanie stanowiska prawnego w stosunku do biopodpisu . W projekcie potwierdzono, że na gruncie obowiązujących przepisów, podpis w postaci odręcznego znaku graficznego, wykonanego i utrwalonego w technologii elektronicznej, jest podpisem własnoręcznym w rozumieniu prawnym. Biopodpis spełnia wszystkie funkcje podpisu, które w doktrynie prawnej są uznawane za wystarczające, aby wykonany odręcznie znak graficzny stanowił podpis i wraz z powiązaną z nim treścią stanowił dokument spełniający wymagania formy pisemnej w rozumieniu kodeksu cywilnego.”
