2025-06-30
Uwierzytelnij się w KSeF kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został uruchomiony 1 stycznia 2022 r. na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076). Jest to rządowy system teleinformatyczny umożliwiający obieg faktur. W systemie wystawisz oraz udostępnisz faktury ustrukturyzowane, w formacie xml zgodne z szablonem e-Faktury. Jego celem jest cyfryzacja oraz uproszczenie procesu fakturowania w obrocie gospodarczym.
Kogo dotyczy KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy:
- wszystkich czynnych podatników VAT,
- podatników zwolnionych z VAT (w ujęciu krajowym),
- podatników z identyfikatorem NIP korzystających z procedury OSS,
- mikroprzedsiębiorców – w zależności od etapu wdrożenia.
Wyłączenia:
- Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności (B2C) – KSeF nie dotyczy,
- Faktury VAT-RR (rolnicy ryczałtowi) – będą mogły być wystawiane dobrowolnie od 1 kwietnia 2026.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Wdrożenie KSeF przebiega etapowo – zgodnie z nowym harmonogramem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów:
| Data | Etap | Szczegóły |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | Obowiązek wystawiania e-faktur (etap I) | Dotyczy dużych firm – z rocznym obrotem powyżej 200 mln zł brutto (w 2024 roku). |
| 1 kwietnia 2026 | Obowiązek wystawiania e-faktur (etap II) | Dotyczy wszystkich pozostałych podatników VAT (czynnych i zwolnionych). |
| 1 stycznia 2027 | Obowiązek dla „wykluczonych cyfrowo” | Mikrofirmy (np. faktury do 450 zł, obrót do 10 tys. zł miesięcznie). |
Udogodnienia i wsparcie dla przedsiębiorców
Wprowadzenie KSeF przyniesie szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji skarbowej:
- Szybszy zwrot VAT
Podatnicy otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej, co skróci termin zwrotu z 60 do 40 dni. - Łatwiejsze korygowanie faktur
E-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu i będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy. - Uproszczenie obowiązków podatkowych
Ograniczenie obowiązków z deklaracją w JPK_VAT i brak konieczności raportowania faktur w innych systemach.
Jak uwierzytelnić się w KSeF? Aby móc korzystać z KSeF, użytkownik (firma lub upoważniona osoba) musi się uwierzytelnić, czyli potwierdzić tożsamość lub uprawnienia.
Do wyboru są cztery metody:
- Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (e-pieczęć)
- Kwalifikowany podpis elektroniczny (e-podpis)
- Profil Zaufany (PZ)
- Token KSeF
Porównanie metod uwierzytelniania w KSeF
| Metoda | Dla kogo? | Dane w certyfikacie | Automatyzacja | Może być używana przez wielu? | PESEL wymagany? | Integracja z systemem? | Użycie poza KSeF? | Nadaje uprawnienia? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Pieczęć kwalifikowana | Firma / pracownicy | NIP firmy | ✅ Tak | ✅ Tak | ❌ Nie | ✅ Tak | ✅ Tak | ✅ Tak |
| Podpis kwalifikowany | Osoba fizyczna (właściciel JDG) | Imię, nazwisko, PESEL/NIP | 🔸 Ograniczona | ❌ Nie | ✅ Tak | ✅ Tak | ✅ Tak | ✅ Tak |
| Profil Zaufany | Osoba fizyczna z PESEL | Dane osobowe | ❌ Nie | ❌ Nie | ✅ Tak | ❌ Nie | ❌ Nie | ✅ Tak |
| Token KSeF | Zarejestrowani użytkownicy | – | ✅ Tak | ✅ Tak (w systemach księg.) | ❌ Nie | ✅ Tak | ❌ Nie | – |
Certyfikaty kwalifikowane do uwierzytelnienia w KSeF
Dzięki kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Certum w KSeF firmy mogą bezpiecznie przesyłać faktury, spełniać wymagania prawne i jednocześnie szybciej i sprawniej obsługiwać dokumenty. Do uwierzytelnienia w KSeF można także skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego Certum.
Możliwości pieczęci elektronicznej Certum w KSeF:
- umożliwia logowanie i uwierzytelnianie w KSeF bez składania ZAW-FA,
- pozwala na nadawanie i zarządzanie uprawnieniami w Aplikacji Podatnika,
- działa automatycznie w tle po integracji z systemem księgowym (API),
- jest dostępna w wersji na karcie kryptograficznej oraz mobilnej (SimplySign),
- zapewnia integralność, autentyczność i bezpieczeństwo danych,
- jest szczególnie przydatna dla firm zagranicznych bez numeru PESEL.
Jak korzystać z KSeF z wykorzystaniem kwalifikowanych certyfikatów?
Wystarczą 3 proste kroki!
- Załóż indywidualne konto w KSeF.
- Uwierzytelnij firmę lub osobę fizyczną uprawnioną do obsługi faktur za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
- Wystawiaj, otrzymuj i przechowuj faktury ustrukturyzowane w KSeF.
Korzyści z użycia certyfikatów kwalifikowanych w KSeF
🔐 Ochrona – bezpieczne uwierzytelnienie i autoryzacja
✅ Gwarancja – integralność danych w dokumentach
⚡ Szybkość – przyspieszenie procesów fakturowania
📄 Wygoda – brak konieczności składania ZAW-FA
🌐 Dostępność 24/7 – możliwość pracy z dowolnego miejsca