Jak założyć skrzynkę e-Doręczeń w Certum – przewodnik dla przedsiębiorców z CEIDG

Od 1 lipca 2025 roku, zgodnie z art. 152 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych, podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. będą zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.. To element cyfryzacji administracji publicznej, który ma na celu usprawnienie i zabezpieczenie komunikacji między firmami a urzędami.

Obwiązek ten będzie docelowo dotyczył wszystkich firm ponieważ od 1 października 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mają ustawowy obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Jednym z najprostszych i najbezpieczniejszych sposobów spełnienia tego obowiązku jest założenie skrzynki e-Doręczeń w Certum – zaufanym dostawcy usług zaufania.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Umożliwiają bezpieczne i skuteczne przesyłanie dokumentów między firmami, instytucjami publicznymi i obywatelami. Każda przesyłka jest rejestrowana, a nadawca i odbiorca otrzymują dowody z wykonanych czynności m.in.  nadania, doręczenia czy odczytania.

Kto musi założyć skrzynkę?

Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) w Krajowym Systemie Doręczeń Elektronicznych (KSDE) obejmuje zarówno podmioty publiczne, jak i niepubliczne. Każdy przedsiębiorca, instytucja publiczna czy osoba wykonująca zawód zaufania publicznego będzie musiała posiadać skrzynkę e-Doręczeń w określonym terminie. Dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej skrzynka do doręczeń elektronicznych pozostaje dobrowolna. Mogą ją założyć, by sprawniej komunikować się z administracją, firmami czy innymi osobami fizycznymi ale nie są do tego zobowiązani.

Obowiązek dotyczy posiadania adresu do e-doręczeń dotyczy:

• przedsiębiorców z CEIDG,
• firm z KRS,
• zawodów zaufania publicznego (np. adwokaci, notariusze),
• instytucji publicznych.

Dlaczego warto wybrać e-Doręczenia Certum?

W dobie cyfryzacji i rosnących wymagań prawnych, wybór odpowiedniego dostawcy skrzynki e-Doręczeń ma kluczowe znaczenie. Certum to sprawdzony partner, który oferuje nowoczesne, bezpieczne i zgodne z przepisami rozwiązanie dla firm, zawodów zaufania publicznego oraz osób fizycznych.

Skrzynka e-Doręczeń Certum:

• spełnia wszystkie wymogi ustawy o doręczeniach elektronicznych,
• umożliwia bezpłatną korespondencję z instytucjami publicznymi dzięki integracji z usługą PURDE,
• zapewnia pełną archiwizację i dowody doręczeń,
• działa w oparciu o infrastrukturę Asseco Data Systems – lidera cyfrowych usług zaufania,
• umożliwia wysyłanie przesyłek nie tylko do urzędów, ale również do firm, osób fizycznych oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego (np. adwokatów, notariuszy, doradców podatkowych).

Certum oferuje skrzynki e-Doręczeń w trzech wariantach: Free, Standard i Premium, różniących się zakresem funkcjonalności oraz limitem przesyłek.

Każda z tych skrzynek umożliwia bezpłatną korespondencję z administracją publiczną. Dodatkowo, skrzynki pozwalają na wysyłanie wiadomości do firm i osób fizycznych – jednak zasady korzystania z tej funkcji różnią się w zależności od wybranego planu:

• Plan Free – umożliwia odbieranie przesyłek oraz darmową korespondencję z urzędami. Aby wysłać przesyłkę do firmy lub osoby fizycznej, należy wcześniej zakupić odpowiedni pakiet przesyłek.
• Plany Standard i Premium – zawierają już w cenie pakiety przesyłek komercyjnych, co pozwala na natychmiastowe nadawanie wiadomości do innych podmiotów bez konieczności dokupowania pakietów.

Jak założyć skrzynkę e-Doręczeń w Certum?

1. Zarejestruj się w panelu klienta na stronie https://panel.certum.pl.
2. Wypełnij wniosek, wybierając odpowiedni typ skrzynki (kwalifikowana lub publiczna).
3. Potwierdź tożsamość jedną z metod:
   • kwalifikowany podpis elektroniczny (np. SimplySign),
   • aplikacja mObywatel lub eDO App z e-dowodem,
   • weryfikacja osobista (F2F) w punkcie partnerskim
4. Odbierz potwierdzenie utworzenia skrzynki i adresu ADE (adres do doręczeń elektronicznych).

Co dalej?

Po aktywacji skrzynki i nadaniu adresu ADE, zostanie on wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Od tego momentu urzędy, firmy czy osoby fizyczne będą mogły przesyłać korespondencję elektronicznie, na wskazany adres.

Po założeniu skrzynki możesz:

• odbierać i wysyłać elektroniczne listy polecone,
• prowadzić korespondencję z urzędami i kontrahentami,
• integrować skrzynkę z systemami obiegu dokumentów w firmie (np. przez API)

Podsumowanie

Założenie skrzynki e-Doręczeń w Certum to nie tylko spełnienie obowiązku prawnego, ale także realna oszczędność czasu i kosztów. To krok w stronę nowoczesnej, bezpiecznej i w pełni cyfrowej komunikacji biznesowej.