2024-03-10

Jak e-Doręczenia zmienią naszą komunikację

Polska administracja publiczna, a także biznes oraz obywatele wchodzą w kolejną fazę cyfrowej zmiany. Zmiany, która odzwierciedla wzrost znaczenia komunikacji elektronicznej i zmianę kontaktów osobistych i papierowych na zdalne i cyfrowe. Dotyczy to życia codziennego i prowadzenia biznesu. Elektroniczne dokumenty oznaczają wyższą efektywność, łatwiejsze przetwarzanie i archiwizację dokumentów i nowe sposoby komunikacji.

Zasłużony list polecony 

Do tej pory list polecony stanowił podstawowy formalny sposób przekazywania oficjalnych dokumentów i informacji. Był stosowany w procedurach prawnych i administracyjnych, w sytuacjach wymagających udokumentowanego nadania i dostarczenia do adresata. Pełni istotną funkcję w sytuacjach, gdzie konieczne jest udowodnienie wysłania dokumentu i próby kontaktu z odbiorcą. W szczególności w sektorze publicznym. W biznesie, listy polecone są stosowane w transakcjach handlowych, umowach i wymianie dokumentów prawnych.

Koszty związane z przygotowaniem, wysyłką i obsługą tradycyjnych listów poleconych był od lat wkalkulowane w codzienne funkcjonowanie firm i instytucji. Podobnie jak wpływ na długość procesów i szybkość reakcji liczoną w dniach lub tygodniach. Cyfryzacja zapewne zmieni ten stan rzeczy.

e-Doręczenia – szansa na rewolucję w oficjalnej komunikacji

Gdy rośnie świadomość korzyści z nowoczesnych form komunikacji, e-Doręczenia stają się alternatywą dla tradycyjnych listów poleconych. Obowiązek ich wdrożenia i stosowania wprowadza Ustawa o rejestrowanych doręczeniach elektronicznych z 18 listopada 2020 roku.

Ustawa określa trzy rodzaje usług, z których obowiązek mają skorzystać sektor publiczny i prywatny:

• KURDE – Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego. Jej świadczeniem zajmą się krajowi kwalifikowani dostawcy usług zaufania. Pozwala na komunikację z administracją publiczną, firmami, a także osobami fizycznymi. Mogą z niej skorzystać firmy oraz osoby fizyczne.
• PURDE -Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego świadczona przez Pocztę Polską. Służy do komunikacji z podmiotami publicznymi. Obowiązek skorzystania z tej usługi mają podmioty publiczne.
• PUH – Publiczna Usługa Hybrydowa – świadczona przez Pocztę Polską. Polega na dostarczaniu wiadomości nadawanych elektronicznie w postaci papierowej do osób fizycznych, które z różnych względów nie chcą lub nie mogą skorzystać z usługi elektronicznej.

Korzyści z e-Doręczeń

E-Doręczenia umożliwiają śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym. Ułatwia to zarządzanie dokumentami oraz zapewnia transparentność i kontrolę nad procesem ich dostarczenia do adresata. Wpływa to na efektywność i skuteczność całego procesu korespondencji przedsiębiorców, urzędów i obywateli.

Szybkość

E-Doręczenia umożliwiają natychmiastowy przekaz dokumentów i dostęp do nich w dowolnym miejscu i czasie w skrzynce e-Doręczenia.

Wykluczają ograniczenia związane z transportem papierowej przesyłki.  Niedostępność poza godzinami pracy jednostek pocztowych, opóźnienia w transporcie, wizyty na poczcie, oczekiwanie na listonosza – to wszystko odchodzi do historii.

E-Doręczenia odegrają decydującą rolę w sytuacjach, gdy kluczowy jest czas, tzn. liczy się szybkość lub możliwość przesłania do końca dnia, czyli 23:59. Fakt przesłania „na czas” potwierdzać będą dowody generowane przez system. Ułatwia to szybką reakcję na bieżące wydarzenia oraz wspiera elastyczne zarządzanie dokumentacją.

Efektywność

Rejestrowane doręczenia elektroniczne przyspieszą procesy administracyjne poprzez: krótszy czas przetwarzania dokumentów, automatyzację procesu przetwarzania dokumentów oraz eliminację ręcznej obsługi i mniejsze nakłady pracy.

Przy wykorzystaniu systemów zarządzania e-dokumentacją i e-archiwum dokumenty przesyłane e-Doręczeniami można łatwo włączyć w elektroniczny obieg dokumentów w firmie.

Redukcja czasu i kosztów

Obniżenie kosztów wysyłki i przechowywania

E-Doręczenia eliminują koszty papieru, tonerów, kopert potrzebnych do nadania przesyłki i transportu jej na pocztę.

Bezpieczeństwo korespondencji

Uruchomienie e-Doręczeń oznacza znaczącą zmianę w działaniu biznesu. Dodatkową ich wartością jest sposób zabezpieczenia z pomocą kwalifikowanych usług zaufania (znacznik czasu, pieczęć elektroniczna), który gwarantuje zarówno nadawcy, jak i odbiorcy bezpieczeństwo.

Dodatkowo każda nadana przesyłka jest szyfrowana przed wysłaniem i odszyfrowywana jedynie w momencie pobierania jej przez użytkownika skrzynki co gwarantuje poufność danych.

E-Doręczenia polecony nowej generacji – terminy i obowiązek wdrożenia

Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie firmy z KRS mają obowiązek posiadać adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Obowiązek ten będzie dotyczył docelowo wszystkich firm, ponieważ podmioty z CEiDG mają wyznaczony termin na 1 października 2026 roku. W przypadku urzędów, służb, instytucji centralnych i samorządowych obowiązującym terminem jest 1 października 2024 r.

E-doręczenia stanowią znaczącą szansę na usprawnienie procesów, zwiększenie efektywności oraz redukcję kosztów. Perspektywy rozwoju e-Doręczeń wskazują na ich rosnące znaczenie, będąc kluczowym elementem przyszłościowej komunikacji między poszczególnymi interesariuszami rynku. Dodatkowo, docelowo e-Doręczenia zastąpią ePUAP. Aktualna data została wyznaczona na 2029 r. Według szacunków raportu Obserwatorium.biz „e-Doręczenia bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej” liczba rejestrowanych doręczeń elektronicznych wyniesie kilkaset milionów sztuk.

Chcesz założyć skrzynkę e-Doręczeń? 

Zapraszamy na stronę: https://www.certum.pl/pl/e-doreczenia/