E-doręczenie wypełni lukę w polskiej administracji cyfrowej

Projektowana ustawa o e-doręczeniach ma umożliwić elektroniczny odbiór listów poleconych i pism pomiędzy obywatelem/przedsiębiorcom a instytucjami administracji publicznej. Zapisy ustawy stanowią odpowiedź na Deklarację Ministerialną w sprawie administracji elektronicznej, której treść została wypracowana przez państwa Unii Europejskiej w 2017 r. na konferencji w Tallinie. Jednym z jej pierwszych założeń jest wprowadzenie domyślności cyfrowej i powszechności usług publicznych.

E-doręczenie jak list polecony

Głównym założeniem e-doręczeń będzie wprowadzenie cyfrowej usługi, która pozwoli na kontakt pomiędzy stronami z mocą prawną na równi z wysłaniem tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniem osobistym.

Usługi e-doręczenia będą mogły być realizowane przez operatora wyznaczonego oraz kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Operatorem wyznaczonym, do końca 2025 r. będzie Poczta Polska, następny operator zostanie wyłoniony w przetargu. Obywatel i przedsiębiorca będą mieli swobodę wyboru dostawcy tej usługi.

Urzędowy adres e-mail

Na potrzeby realizacji doręczenia elektronicznego zostanie stworzony nowy rejestr publiczny, tzw. baza adresów elektronicznych, która będzie zawierała adresy e-mail. Oznacza to, że obywatel będzie miał jeden adres dla całej komunikacji z administracją, działający podobnie jak skrzynka mailowa, służący do wymiany elektronicznej korespondencji z urzędami. Wpis adresu do bazy doręczeń elektronicznych zobowiązuje podmiot publiczny do dostarczania pism na ten adres.

Wszelka korespondencja ma być nadawana i odbierana przez podmiot publiczny w postaci elektronicznej, co oznacza, że taki podmiot będzie musiał posiadać adres do doręczeń elektronicznych. Również przedsiębiorcy będą mieli obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Dla obywateli niekorzystających z technologii cyfrowych przewidziano wprowadzenie tzw. publicznej usługi hybrydowej, która ma polegać na przetworzeniu korespondencji nadanej elektronicznie do postaci papierowej oraz jej doręczeniu w takiej postaci, lub na nadaniu korespondencji w postaci papierowej, przetworzeniu jej do postaci elektronicznej i doręczeniu.

Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla osób fizycznych oraz przedsiębiorstw można złożyć z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Skorzystanie z kwalifikowanej pieczęci lub podpisu elektronicznego w tym zakresie jest jedyną opcją dla podmiotów gospodarczych mających siedzibę w Unii Europejskiej, Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej.

610 mln oszczędności podmiotów publicznych do 2025 r.

Ministerstwo szacuje, że do 2025 roku podmioty publiczne zrealizują 119 mln przesyłek, a 30% z nich będą stanowiły przesyłki elektroniczne, oznacza to oszczędności dla podmiotów publicznych z tytułu opłaty za przesyłki w kwocie ponad 160 mln zł. Ponadto, do tych wyliczeń należy dodać oszczędności z tytułu wykonania, tzw. czynności kancelaryjnych tj. koszty wydruku, zapewnienie obsługi korespondencji oraz przechowywania wysyłanej i otrzymywanej dokumentacji. Biorąc pod uwagę te wszystkie koszty oszczędności dla podmiotów publicznych wyniosłyby łącznie około 610 mln zł.

Digitalizacja procesów i usług to droga, którą biznes podąża już od dłuższego czasu, pandemia Covid-19 tylko to przyśpieszyła. Administracja publiczna również uczestniczy w tym procesie i często stymuluje cyfryzację poprzez wprowadzanie odpowiednich regulacji oraz rozwiązań. Potrzeba digitalizacji w administracji wynika również z sytuacji pandemicznej i konieczności wykonywania pracy z domu, co wymaga dostarczenia odpowiednich narzędzi. Z danych Szefa Służby Cywilnej wynika, że w kwietniu 2020 roku 42 proc. wszystkich urzędników administracji pracowało zdalnie. Ustawa o e-doręczeniach powinna pozwolić na wymianę korespondencji w formie elektronicznej z odpowiednią mocą prawną i usprawnić komunikację. Ustawa jest w trakcie procesu legislacyjnego, obecnie trafiła do Sejmu, który będzie decydował o tym czy zaakceptować lub odrzucić poprawki wskazane przez Senat, według przyjętych założeń powinna wejść w życie z dniem 1 lipca 2021 r.

Szanowna Użytkowniczko/Szanowny Użytkowniku

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r (zwanego dalej „Rozporządzenie”) informuję, iż:

  • Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Asseco Data Systems S.A. z siedzibą w Gdyni, ul. Podolska 21, 81-321 Gdynia;
  • Kontakt do Inspektora ochrony danych w Asseco Data Systems S.A. można uzyskać pod adresem e – mail: IOD@assecods.pl, tel.+48 42 675 63 60.
  • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
    1. przygotowania odpowiedzi na zapytanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia.
    2. przesyłania informacji marketingowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej i programów automatyzujących na podstawie ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i w zw. z art. 172 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. prawa telekomunikacyjnego (zgoda alternatywna) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia.
  • Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do przygotowania i przedstawienia odpowiedzi na zapytanie oraz do czasu cofnięcia przez Panią/Pana wyrażonej zgody na otrzymywanie informacji marketingowych.
  • Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia/zapomnienia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Realizację wszystkich powyższych praw można zrealizować poprzez wniosek złożony na stronie https://www.daneosobowe.assecods.pl
  • Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Regulatora, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy Rozporządzenia.
  • Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest niezbędne do realizacji wniosku z zapytaniem. Jest Pan/Pani zobowiązana do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uzyskania odpowiedzi na wysłane zapytanie.
  • Pani/Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji będzie odbywało się na zasadach przetwarzania danych osobowych podanych przy utworzeniu Konta i uzupełnianiu danych w nim zawartych oraz danych dotyczących aktywności w Serwisach (zgodnie z Polityką prywatności serwisu internetowego Asseco Data Systems S.A. Polityka prywatności)
    i aktywności związanej z naszą komunikacją mailową z Panią/Panem, a efektem takiego przetwarzania będzie dopasowanie informacji marketingowych dotyczących naszych produktów i usług, które mogą Panią/Pana zainteresować.
Polityka prywatności
Wielkość czcionki