Krajowy System e-Faktur KSeF: Nowy etap cyfryzacji faktur w Polsce oraz rola pieczęci elektronicznej w KSeF

Z tego artykułu dowiesz się…

• Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jak działa.
• Kogo i od kiedy będzie obowiązywał obowiązek korzystania z KSeF.
• Jakie korzyści przyniesie wdrożenie e-fakturowania dla przedsiębiorców.
• Jakie udogodnienia i wsparcie oferuje administracja skarbowa.
• Na czym polega rola pieczęci elektronicznej w KSeF i jak wspiera automatyzację fakturowania.
• Jak przygotować firmę do nadchodzących zmian, korzystając z dostępnych narzędzi i strefy testowej.

 Czym jest Krajowy System e-Faktur KSeF i kogo obowiązuje?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma teleinformatyczna przygotowana przez Ministerstwo Finansów. Służy do wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jego celem jest cyfryzacja oraz uproszczenie procesu fakturowania w obrocie gospodarczym.

Faktura ustrukturyzowana to faktura w jednolitym formacie XML, zgodnym ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Jej zaletą jest możliwość automatycznego przetwarzania przez systemy księgowe oraz natychmiastowe przesyłanie przez KSeF do kontrahenta.

Kogo obowiązuje Krajowy System e-Faktur KSeF?

Wdrożenie KSeF jest planowane w kilku etapach, z uwzględnieniem różnych grup podatników.

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapowo i dotyczyć będzie:

• Dużych przedsiębiorców (obrót powyżej 200 mln zł rocznie) – od 1 lutego 2026 r.
• Pozostałych przedsiębiorców (w tym MŚP) – od 1 kwietnia 2026 r.
• Małych podatników tzw. „cyfrowo wykluczonych” – od 1 stycznia 2027 r. (na podstawie odrębnych kryteriów).

Obowiązek obejmie wszystkich podatników VAT zarejestrowanych w Polsce. Dotyczy to również podmiotów zagranicznych, które mają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i wystawiają faktury na terytorium kraju.

W fazie dobrowolnej (od 1 stycznia 2022 r. do końca 2025 r.), przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF fakultatywnie. Daje im to czas na przygotowanie systemów księgowych oraz przeszkolenie pracowników.

Wcześniej planowano wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 1 lipca 2024 r. Termin ten został przesunięty, aby lepiej przygotować system i przedsiębiorców do zmian.

Udogodnienia i wsparcie dla przedsiębiorców

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur KSeF przyniesie szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i administracji skarbowej:

• Szybszy zwrot VAT
  Podatnicy otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej, co skróci termin zwrotu z 60 do 40 dni
• Łatwiejsze korygowanie faktur
  E-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu i będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy
• Uproszczenie obowiązków podatkowych
  Ograniczenie obowiązków  z deklaracją w JPK_VAT i brak konieczności raportowania faktur w innych systemach

Dodatkowo Ministerstwo Finansów, uwzględniając postulaty przedsiębiorców, wprowadziło szereg udogodnień:

• Możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących do końca 2026 r.
• Brak kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF do końca 2026 r.
• Brak obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, również w przypadku mechanizmu podzielonej płatności (MPP).

Administracja skarbowa będzie również prowadzić działania edukacyjne i wspierać podatników przed wdrożeniem obowiązku korzystania z KSeF.

Nowa wersja systemu – KSeF 2.0

W czerwcu 2025 r. planowane jest udostępnienie informacji dotyczących nowej wersji systemu KSeF 2.0, w tym:

• Struktury logicznej FA(3),
• Dokumentacji interfejsu programistycznego (API),
• Specyfikacji oprogramowania interfejsowego.

Celem tych zmian jest usprawnienie procesu wystawiania faktur oraz zwiększenie transparentności i efektywności w obrocie gospodarczym.

Rola Pieczęci Elektronicznej w KSeF

Pieczęć elektroniczna odgrywa kluczową rolę w systemie KSeF. Pełni funkcję uwierzytelniającą i autoryzującą podmioty prawne w systemie – umożliwia ona logowanie się do Aplikacji Podatnika oraz zarządzanie uprawnieniami użytkowników.  Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej, który służy do uwierzytelnienia e-dokumentów. W ramach wdrożenia KSeF ważną rolę odgrywa pieczęć elektroniczna, która zapewnia autentyczność i integralność danych przesyłanych do systemu.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna zapewnia integralność i wiarygodność danych, a także zabezpiecza przed nieautoryzowanym dostępem do KSeF.

Co w praktyce oznacza pieczęć elektroniczna w KSeF:

• E-pieczęć pozwala na autoryzację podmiotów prawnych w KSeF, co jest niezbędne do korzystania z systemu.
• Umożliwia nadawanie, zmiana i odwoływanie uprawnień w Aplikacji Podatnika, co ułatwia zarządzanie dostępem do KSeF.

• Pieczęć elektroniczna jest przypisana do firmy, a nie do osoby fizycznej (jak podpis kwalifikowany).
• Jest szczególnie przydatna dla dużych organizacji, gdzie faktury generowane są masowo i automatycznie.
• Pieczęć elektroniczna pozwala na automatyczne rejestrowanie i uwierzytelnianie w systemie, eliminując potrzebę składania zawiadomień ZAW-FA, co przyspiesza procesy biznesowe i upraszcza proces rejestracji w KSeF.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna zapewnia integralność i wiarygodność danych, a także zabezpiecza przed nieautoryzowanym dostępem do KSeF.
• Integracja pieczęci elektronicznej z systemem do wystawiania faktur poprzez API umożliwia automatyzację procesów fakturowania, zwiększając efektywność i ograniczając ryzyko błędów.
• Pieczęć elektroniczna jest dostępna również w formie chmurowej, umożliwiając pieczętowanie dokumentów z dowolnego miejsca i o każdej porze, bez potrzeby korzystania z fizycznych urządzeń.

Dzięki pieczęci elektronicznej w KSeF firmy mogą bezpiecznie przesyłać faktury, spełniać wymagania prawne i jednocześnie szybciej i sprawniej obsługiwać dokumenty.

Korzyści z wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur KSeF

Wdrożenie KSeF przyniesie szereg korzyści dla przedsiębiorców:

• Optymalizacja procesów fakturowych,
• Automatyzacja obiegu dokumentów,
• Ułatwienie integracji z systemami fakturowymi,
• Szybsze przetwarzanie dokumentów,
• Automatyczna archiwizacja faktur.

Przedsiębiorcy, którzy chcą przygotować się do nadchodzących zmian, mogą skorzystać z bezpłatnych narzędzi i strefy testowej KSeF, aby sprawdzić, jak działa system i poznać jego funkcje.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to ważny element cyfryzacji obrotu gospodarczego, który ułatwi firmom codzienną pracę z dokumentami. Stopniowe wprowadzenie obowiązku i dostępne wsparcie techniczne oraz edukacyjne pozwolą przedsiębiorcom spokojnie przygotować się do zmian i sprawnie wdrożyć nowe rozwiązania.