Kwalifikowany podpis elektroniczny do KRS – czyli jak bezpiecznie złożyć sprawozdanie finansowe online

Z tego artykułu dowiesz się…

• Dlaczego warto zastosowanie kwalifikowany podpis elektronicznego jest obowiązkowe przy składaniu sprawozdań finansowych do KRS.
• Jak krok po kroku złożyć sprawozdanie finansowe online w systemie eKRS.
• Jakie korzyści firmom i organizacjom przynosi użycie podpisu elektronicznego.
• Jakie są konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego w terminie.

Wprowadzenie – Kwalifikowany podpis elektroniczny w KRS

W dzisiejszym cyfrowym świecie kwalifikowany podpis elektroniczny (KPE) odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa oraz efektywności procesów biznesowych i administracyjnych. Jednym z ważniejszych zastosowań kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest składanie sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Od 2018 roku przedsiębiorcy zobowiązani są do przesyłania sprawozdań wyłącznie drogą elektroniczną. A to wymaga stosowania odpowiednich narzędzi i przestrzegania określonych procedur.

Kwalifikowany podpis elektroniczny w KRS – bezpieczeństwo i legalność

Kwalifikowany podpis elektroniczny Certum to zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i legalności w obrocie dokumentami cyfrowym. Wykorzystuje on technologie kryptograficzne. Pozwala na jednoznaczną identyfikację osoby podpisującej, zapewniając jednocześnie integralność dokumentu. Jest on prawnie równoważny z podpisem własnoręcznym i spełnia wymogi dotyczące autentyczności oraz ochrony danych. Dodatkowo jest zgodny z rozporządzeniem europejskim eIDAS co oznacza, że dokumenty podpisane w ten sposób są w pełni legalne i wiążące w całej Unii Europejskiej. W kontekście sprawozdań do KRS podpis kwalifikowany to nie tylko technologia – to przydatne narzędzie prawne.

Rejestr eKRS – cyfrowa platforma dla firm

Elektroniczny system KRS (eKRS) to centralna baza danych zawierająca informacje o wszystkich podmiotach gospodarczych działających w Polsce.

Platforma ta umożliwia:

• przeglądanie danych rejestrowych spółek,
• składanie dokumentów rejestrowych i sprawozdań finansowych,
• elektroniczną obsługę procesów sądowych związanych z rejestrem.

Dostęp do eKRS możliwy jest za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji przygotowanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Każda spółka wpisana do KRS ma obowiązek przesyłać swoje sprawozdania finansowe właśnie tą drogą. Dostęp do systemu wymaga uwierzytelnienia. Możliwe jest to za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Korzyści z wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego w eKRS

Bezpieczeństwo
Kwalifikowany podpis elektroniczny uniemożliwia manipulację dokumentami i eliminuje ryzyko fałszerstw.

Efektywność
Procesy rejestracyjne stają się szybsze, tańsze i bardziej przejrzyste, a przedsiębiorcy mogą składać dokumenty bez wychodzenia z biura.

Pewność prawna
Dokumenty podpisane kwalifikowanym e-podpisem mają pełną moc prawną i są akceptowane przez sądy rejestrowe.

Składanie sprawozdań finansowych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego do KRS 

Krok 1: Przygotowanie dokumentów

Sprawozdanie finansowe należy przygotować w formacie XML zgodnym ze wzorem Ministerstwa Finansów. Dla mniejszych firm dostępne są uproszczone struktury oraz kreatory online.

Krok 2: Założenie konta w eKRS

Aby złożyć sprawozdanie, osoba reprezentująca firmę musi założyć konto w systemie eKRS. Uwierzytelnienia można dokonać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Krok 3: Podpisanie dokumentów

Dokumenty powinny być podpisane przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe oraz przez wszystkich członków zarządu (jeśli jest to organ wieloosobowy).

Sprawdź jak złożyć podpis do KRS: https://pomoc.certum.pl/pl/przydatne-instrukcje-i-informacje-do-wysylki-plikow-ekrs/

Krok 4: Złożenie dokumentów

Podpisane dokumenty należy przesłać do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w systemie eKRS. Proces ten jest całkowicie elektroniczny i nie wymaga wizyty w sądzie.

Konsekwencje niezłożenia sprawozdania

Niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania w terminie (do 15 dni od jego zatwierdzenia) może skutkować:

• nałożeniem grzywny przez sąd rejestrowy,
• wszczęciem postępowania przymuszającego,
• rozwiązaniem spółki bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Podsumowanie

Kwalifikowany podpis elektroniczny to kluczowy element nowoczesnego zarządzania dokumentacją firmową w Polsce. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorcy zyskują większe bezpieczeństwo i wygodę, a także zgodność z przepisami prawa. Aby bezpiecznie złożyć sprawozdanie finansowe online do KRS, można użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Podpis kwalifikowany można uzyskać online, a podpisane dokumenty można wysłać z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.