2026-04-08
Sprawozdania finansowe w KRS i eKRS – kto, kiedy i jak musi je podpisać?
Składanie rocznych sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) to jeden z kluczowych obowiązków spółek i innych podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe. Od kilku lat cały proces odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej, a poprawny podpis elektroniczny jest warunkiem koniecznym przyjęcia dokumentów przez system eKRS.
Poniżej wyjaśniamy:
- kogo dotyczy obowiązek składania sprawozdań,
- jakie są terminy w 2026 r.,
- kto musi podpisać sprawozdanie finansowe,
- czy w 2025/2026 r. wprowadzono istotne zmiany,
- gdzie i jak składa się dokumenty elektronicznie.
Czym jest KRS i eKRS?
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) to publiczny rejestr prowadzony przez sądy, zawierający informacje o przedsiębiorcach, fundacjach czy stowarzyszeniach. Jest jawny – każdy może przeglądać dane podmiotów wpisanych do rejestru.
W ostatnich latach system został w pełni zdigitalizowany. Obecnie funkcjonuje tzw. eKRS, czyli elektroniczny system umożliwiający m.in.:
- składanie sprawozdań finansowych,
- aktualizację danych,
- dostęp do dokumentów rejestrowych online.
Od 2026 roku dodatkowo działa nowe Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), które umożliwia w pełni elektroniczne składanie i udostępnianie sprawozdań.
Kogo dotyczy obowiązek składania sprawozdania finansowego do KRS?
Obowiązek sporządzania i składania sprawozdania finansowego wynika z ustawy o rachunkowości i dotyczy w szczególności podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe, w tym m.in.:
- spółek z o.o.,
- spółek akcyjnych i prostych spółek akcyjnych,
- spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych,
- spółek jawnych i partnerskich (jeżeli prowadzą pełną księgowość),
- fundacji i stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą.
Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają dokumenty wyłącznie elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w systemie eKRS.
Terminy sporządzania i składania sprawozdań finansowych (2026)
Dla podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (czyli sprawozdanie za 2025 r.), obowiązują następujące terminy:
| Etap | Termin ustawowy | Termin |
|---|---|---|
| Sporządzenie i podpisanie sprawozdania | 3 miesiące od dnia bilansowego | do 31 marca 2026 |
| Zatwierdzenie sprawozdania (np. przez zgromadzenie wspólników) | 6 miesięcy od dnia bilansowego | do 30 czerwca 2026 |
| Złożenie do KRS (RFD) | 15 dni od dnia zatwierdzenia | do 15 lipca 2026 |
Terminy te wynikają bezpośrednio z ustawy o rachunkowości i są niezmienne względem lat poprzednich.
Kto musi podpisać sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe musi być podpisane elektronicznie przez:
- Osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych
(np. głównego księgowego lub biuro rachunkowe), - Kierownika jednostki, czyli – w przypadku spółek – zarząd.
Zarząd jednoosobowy
- podpis składa jedyny członek zarządu.
W przypadku zarządu wieloosobowego
- co do zasady podpis składa co najmniej jeden członek zarządu,
- pozostali członkowie składają elektroniczne oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości (ewentualnie oświadczenie o odmowie podpisu wraz z uzasadnieniem).
To rozwiązanie obowiązuje od 2022 r. i nadal ma zastosowanie
Jakim podpisem można podpisać sprawozdanie?
Sprawozdanie finansowe oraz zgłoszenie do RDF można podpisać:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- Profilem Zaufanym,
- podpisem osobistym (e-Dowód).
W praktyce:
- członkowie zarządu będący cudzoziemcami najczęściej korzystają z kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowany podpis jest uniwersalny i akceptowany we wszystkich systemach eKRS i RDF.
Gdzie składa się sprawozdanie? KRS, eKRS i RDF
Sprawozdania finansowe dla podmiotów wpisanych do KRS składa się:
- w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF),
- za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (eKRS).
Proces jest bezpłatny i w pełni elektroniczny – dokumenty po złożeniu są automatycznie przekazywane do administracji skarbowej oraz publikowane w KRS.
Jak poprawnie podpisać i wysłać sprawozdanie do eKRS?
Sam podpis elektroniczny to dopiero połowa sukcesu – równie ważne jest prawidłowe przygotowanie plików oraz ich wysyłka do systemu eKRS.
W Pomocy Certum znajdziesz aktualne i praktyczne instrukcje krok po kroku, które pokazują:
- jak przygotować pliki do wysyłki do eKRS,
- jak podpisać dokumenty,
- na co zwrócić uwagę, aby uniknąć błędów
👉 Sprawdź instrukcje Certum dotyczące wysyłki plików do eKRS
https://pomoc.certum.pl/pl/przydatne-instrukcje-i-informacje-do-wysylki-plikow-ekrs/
Czy w 2025 / 2026 r. wprowadzono zmiany?
✔ Nie zmieniono terminów ani zasad podpisywania sprawozdań.
✔ Wprowadzono natomiast nowe struktury logiczne (XSD) dla e-sprawozdań finansowych:
- obowiązujące dla sprawozdań sporządzanych za lata obrotowe rozpoczynające się 1 stycznia 2025 r. lub później,
- obsługiwane przez systemy Ministerstwa Finansów i eKRS.
Zmiany te mają charakter techniczny, ale wymagają aktualnych narzędzi do przygotowania i podpisania e-sprawozdania.
Podsumowanie
Sprawozdanie finansowe to nie tylko obowiązek księgowy, ale również odpowiedzialność zarządu. Dochowanie terminów, zastosowanie właściwej struktury oraz prawidłowy podpis elektroniczny są kluczowe, aby dokument został skutecznie przyjęty przez KRS.
Rozwiązania Certum – w szczególności kwalifikowany podpis elektroniczny – umożliwiają bezpieczne i zgodne z prawem podpisywanie sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów składanych w eKRS.