2025-10-22
Publiczna, kwalifikowana i hybrydowa – jak działają usługi e-Doręczeń?
Rozpoczęta przez e-Doręczenia cyfrowa zmiana w korespondencji z urzędami i biznesem trwa już od kilku miesięcy. Wszystko odbywa się bez druku, awizo i listonosza. Wciąż jednak zdarzają się sytuacje, w których pojawiają się pytania dotyczące zasad działania tego systemu. Przyjrzyjmy się bliżej jednej z potencjalnych przyczyn tych pytań, wynikającej z faktu, że e-Doręczenia to tak naprawdę… trzy usługi: publiczna, kwalifikowana i hybrydowa. I kluczowy jest wybór odpowiedniej dla naszych planów i zamiarów.
Jak nie pomylić usług e-Doręczeń?
Ideą e-Doręczeń jest nie tylko wygoda, ale też bezpieczeństwo i moc dowodowa otrzymania przesyłki. Już nie papierowej, ale elektronicznej. Dostarczonej nie przez listonosza czy w okienku, ale w skrzynce online. Aby w pełni wykorzystać zalety usługi, warto wiedzieć, że e-doręczenia różnią się zakresem zastosowania, operatorem oraz warunkami doręczania. A użycie niewłaściwego wariantu może, co zrozumiałe, nasunąć wątpliwości dotyczące przeznaczenia i możliwości zastosowania tej usługi.
Zacznijmy od publicznej i hybrydowej oraz kwalifikowanej usługi
Rodzaje e-Doręczeń
Ustawa z 18 listopada 2020 r. o rejestrowanych doręczeniach elektronicznych wprowadziła trzy typy usług. Każda z nich ma swoje specyficzne zastosowania i grupę docelową. Poniżej znajdziesz ich nazwy wraz z krótkim opisem.
Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego
To obowiązkowa od 1 stycznia 2025usługa dla administracji publicznej służy do kontaktu instytucji publicznych z obywatelami i firmami. Wykorzystywana jest najczęściej do przesyłania decyzji administracyjnych oraz innych oficjalnych dokumentów. Obsługiwana jest przez Operatora Wyznaczonego.
- Nie jest to usługa dla biznesu tylko dla podmiotów z sektora publicznego. Nie umożliwia realizacji korespondencji biznesowej (B2B, C2B, C2C).
Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego
Usługa nazywana jest kwalifikowaną, ponieważ świadczą ją tylko krajowi, kwalifikowani dostawcy usług zaufania. Wśród nich jest również Certum. Usługa kwalifikowana skierowana jest do firm, zawodów zaufania publicznego (m.in. adwokatów, radców prawnych, notariuszy) oraz osób fizycznych. Jest zgodna z unijnym rozporządzeniem eIDAS.
Obowiązek używania adresu do doręczeń elektronicznych od 01.04.2025 mają przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed 01.10.2024. Zawody zaufania publicznego – od 1 stycznia 2025.
- Usługa kwalifikowana (KURDE) jako jedyna umożliwia komunikację B2B i przesyłanie pomiędzy firmami umów, faktur, zamówień – wszystkich dokumentów, które wymagają dowodów nadania i odbioru. Warunek: obie strony muszą korzystać z kwalifikowanego dostawcy.
Publiczna Usługa Hybrydowa
To „pomost” między światem cyfrowym i papierowym. Jest używana jedynie przez urzędy, które wysyłają korespondencję i dokumenty elektronicznie, a Operator Wyznaczony doręcza je w formie tradycyjnej (papierowej). Wykorzystywana jest gdy odbiorca, najczęściej osoba fizyczna nie ma jeszcze adresu e-Doręczeń.
W praktyce system e-Doręczeń w Polsce działa w dwóch równoległych przestrzeniach – publicznej, która obejmuje PUH i PURDE, wykorzystywane w relacjach instytucji z obywatelami oraz kwalifikowanej – w komunikacji biznesowej.
| Typ usługi | Świadczona przez | Zastosowanie |
| Publiczna | Operator Wyznaczony | Umożliwia elektroniczną komunikację z urzędami |
| Kwalifikowana | Kwalifikowani dostawcy usług zaufania | Umożliwia elektroniczną komunikację między firmami, osobami fizycznymi oraz urzędami |
| Hybrydowa | Operator Wyznaczony | Zamienia elektroniczną przesyłkę w papierową od odbiorców, którzy nie mają adresu do e-Doręczeń |
Jakie wybrać e-Doręczenia?
wszystkie firmy, urzędy, zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadania adresu do -e-Doręczeń, dla osób fizyczny jest to dobrowolne. Administracja publiczna ma obowiązek założenia adresu w usłudze publicznej, natomiast firmy, osoby fizyczne i zawody zaufania publicznego maja możliwość wyboru: publiczna lub kwalifikowana usługa. W przypadku usługi hybrydowej – jest ona obecnie zarezerwowana dla urzędów. Niezależnie czy adres do e-Doręczeń założony jest w usłudze kwalifikowanej czy publicznej obie dają możliwość korespondencji urzędowej. Jednak aby mieć możliwość nadawania i odbierania korespondencji od różnego typu użytkowników należy wybrać usługę kwalifikowaną pod warunkiem, że odbiorca ma również skrzynkę w usłudze kwalifikowanej.