2025-12-02

Logowanie do KSeF e-pieczęcią: Jak działa, kto może korzystać i jakie daje korzyści?

Z artykułu dowiesz się:

• czym jest kwalifikowana e-pieczęć i dlaczego coraz częściej wykorzystuje się ją w procesach związanych z KSeF,
• jak przebiega logowanie do KSeF e-pieczęcią – krok po kroku,
• jakie wymagania techniczne trzeba spełnić, aby korzystać z e-pieczęci w KSeF,
• na czym polega autoryzacja w KSeF e-pieczęcią i czym różni się od logowania podpisem kwalifikowanym,
• jakie korzyści daje uwierzytelnienie w KSeF podmiotu (firmy) zamiast konkretnej osoby,
• kiedy e-pieczęć sprawdza się lepiej niż podpis kwalifikowany i dla jakich organizacji jest najbardziej opłacalna,
• w jaki sposób e-pieczęć wspiera automatyzację procesów księgowych i integrację z systemami ERP.

Uwierzytelnienie w KSeF

Wraz z upowszechnianiem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz większa liczba firm i instytucji szuka najwygodniejszych oraz najbardziej bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia. Jedną z dostępnych metod jest kwalifikowana e-pieczęć, która zyskuje na popularności zwłaszcza w średnich i dużych przedsiębiorstwach. Czym jest e-pieczęć, jak przebiega proces logowania do KSeF i dlaczego warto z niej korzystać?

Czym jest KSeF i dlaczego uwierzytelnienie w KSeF jest kluczowe?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców oraz wystawiających faktury w Polsce. Oznacza to rewolucję w sposobie dokumentowania transakcji. Wdrożenie tego systemu ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów, zwiększenie transparentności i ograniczenie ryzyka nadużyć podatkowych.

Dostęp do systemu KSeF uzyskujemy poprzez uwierzytelnienie, czyli potwierdzenie tożsamości podmiotu lub osoby uprawnionej. Warto jednak pamiętać, że sposób uwierzytelnienia zależy również od tego, z jakiego dostępu korzystamy – czy jest to darmowe oprogramowanie udostępnione przez Ministerstwo Finansów, czy też komercyjny system np. ERP lub finansowo-księgowy. Każde z tych rozwiązań może wymagać innej metody uwierzytelnienia, dlatego przed wdrożeniem warto sprawdzić wymagania techniczne i procedury dla wybranego narzędzia.

Czym jest e-pieczęć kwalifikowana?

E-pieczęć to cyfrowy odpowiednik pieczęci firmowej, który potwierdza tożsamość organizacji, a nie osoby fizycznej. W przeciwieństwie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

• podpis odnosi się do konkretnej osoby,
• pieczęć odnosi się do podmiotu – np. spółki, fundacji, urzędu.

W praktyce oznacza to, że przy użyciu e-pieczęci w KSeF nie ma konieczności wskazywania konkretnego pracownika, ponieważ uwierzytelnia się sama firma.

Jak wygląda logowanie do KSeF e-pieczęcią?

Aby zalogować się do KSeF za pomocą e-pieczęci, potrzebne są:

• ważna kwalifikowana e-pieczęć wydana na podmiot (firmę) zawierająca numer NIP,
• oprogramowanie lub aplikacja umożliwiająca jej użycie,

• Dostęp do systemu KSeF: Możesz to zrobić poprzez jedną z metod:

• Aplikacja KSeF Podatnika: Oficjalne oprogramowanie udostępnione przez Ministerstwo Finansów.
• Bramka API: Jeśli korzystasz z dedykowanego oprogramowania finansowo-księgowego lub ERP, które integruje się bezpośrednio z KSeF

W przypadku korzystania z darmowych aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo należy wykonać następujące kroki:

1. Wejście na portal KSeF – przejdź na oficjalny portal i wybierz opcję logowania kwalifikowanym środkiem elektronicznym.
2. Wybór e-pieczęci – wskaż certyfikat kwalifikowanej e-pieczęci jako metodę uwierzytelnienia.
3. Autoryzacja – potwierdź tożsamość organizacji przy użyciu e-pieczęci (kartowa lub chmurowa pieczęć).
4. Dostęp do KSeF – po weryfikacji uzyskasz dostęp do panelu KSeF.

Sprawdź: https://pomoc.certum.pl/pl/logowanie-do-krajowego-systemu-e-faktur-ksef-za-pomoca-certyfikatu-kwalifikowanego/

Dlaczego warto wybrać logowanie do KSeF e-pieczęcią?

To rozwiązanie idealne dla organizacji, które chcą uprościć proces dostępu do KSeF i zapewnić sobie najwyższy poziom bezpieczeństwa.

• Bezpieczeństwo na poziomie organizacji – jednoznaczne potwierdzenie działań podmiotu.
• Wygoda przy wielu użytkownikach – jedna pieczęć może obsługiwać wielu pracowników.
• Zgodność z wymaganiami KSeF – pełnoprawna metoda logowania.
• Automatyzacja procesów – integracja z ERP i systemami księgowymi.

E-pieczęć czy podpis kwalifikowany – co wybrać?

Przed wyborem sposobu uwierzytelnienia w KSeF wiele firm zastanawia się, które rozwiązanie będzie bardziej praktyczny i bezpieczny na co dzień: e-pieczęć czy podpis kwalifikowany.

Jeśli w firmie wiele osób realnie obsługuje proces fakturowania, pieczęć elektroniczna okazuje się rozwiązaniem znacznie bardziej praktycznym niż e-podpis.

Wybierz swoją e-pieczęć Certum do uwierzytelnienia w KSeF

• Pieczęć elektroniczna Certum w chmurze działa zarówno na urządzeniach mobilnych (Android i iOS), jak i na klasycznych komputerach (PC, Mac OS).
• Pieczęć elektroniczna Certum Mini działa z kartą kryptograficzną i czytnikiem kart.

Do każdej e-pieczęci Certum otrzymasz 5000 sztuk/miesiąc kwalifikowanego znacznika czasu.

Podsumowanie

Logowanie i autoryzacja w KSeF e-pieczęcią

Logowanie do KSeF przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej to nowoczesna, wygodna i bezpieczna metoda uwierzytelnienia w KSeF organizacji. Umożliwia skuteczną kontrolę dostępu, wspiera automatyzację i eliminuje konieczność pozyskania indywidualnych podpisów wielu pracownikom. Wraz z rozwojem KSeF e-pieczęć staje się jednym z kluczowych narzędzi dla firm wdrażających elektroniczny obieg dokumentów.