2026-01-20

e-Doręczenia jako podstawowy kanał komunikacji z urzędami od 1 stycznia 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia staną się podstawowym kanałem doręczania pism urzędowych. Kończy się tym samym okres przejściowy, w którym administracja mogła korzystać z różnych form komunikacji. Obywatele i firmy będą otrzymywać decyzje, zawiadomienia i pisma w sposób cyfrowy – prosto na adres do e-Doręczeń (ADE).

Choć samo korzystanie ze skrzynki nie jest obowiązkowe dla obywateli, to w praktyce jej brak będzie ograniczał możliwość pełnego korzystania z usług online, w tym  z niektórych możliwości jakie daje aplikacja mObywatel.

W przypadku firm ani zawodów zaufania publicznego, posiadanie adresu do e-doręczeń jest obowiązkowe już od 2025 roku i ten kanał komunikacji będzie od roku 2026 służył jako podstawowy w przypadku załatwiania spraw urzędowych.

Dlaczego e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem komunikacji z urzędami?

Zmiana ta wynika bezpośrednio z obowiązującej ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz z harmonogramu wdrażania nowego systemu komunikacji publicznej. Od 1 stycznia 2026 r. sposób doręczania pism urzędowych ulegnie zasadniczej zmianie: to e-Doręczenia staną się podstawowym i oficjalnym kanałem elektronicznej wymiany korespondencji z administracją publiczną.

Dotychczas wykorzystywany system ePUAP nie zniknie całkowicie, ale jego rola będzie ograniczona jedynie do szczególnych przypadków wskazanych w przepisach, a więc stanie się narzędziem pomocniczym, używanym tylko tam, gdzie prawo przewiduje taką możliwość.

W praktyce oznacza to, że kontakt obywatela lub firmy z urzędem będzie odbywał się za pośrednictwem jednego, spójnego i bezpiecznego systemu cyfrowego, który zapewnia pełną moc prawną doręczanych dokumentów. Każdy urząd będzie zobowiązany kierować korespondencję na aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), co ujednolici sposób komunikacji, usprawni procesy i wyeliminuje konieczność korzystania z tradycyjnych form doręczeń tam, gdzie nie jest to wymagane.

Czy adres do e-Doręczeń (ADE) jest obowiązkowy?

Adres do e-Doręczeń jest obowiązkowy dla większości podmiotów publicznych oraz firm i zawodów zaufania publicznego (jak radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi), z różnymi terminami wdrożenia, które już minęły lub nadchodzą (np. dla firm z CEIDG obowiązek ten wystąpi od 1.10.2026 r., ale zaktualizowanie danych w CEIDG po 30.06.2025 r. już teraz wymusza posiadanie ADE). Obywatele nie mają obowiązku posiadania skrzynki, ale jest ona dobrowolna, choć coraz bardziej powszechna.

Obywatele

• Założenie skrzynki jest dobrowolne, ale jej brak może uniemożliwić korzystanie z usług mObywatela, takich jak:
  • wniosek o dowód osobisty (dla siebie, dziecka, podopiecznego),
  • zawieszenie/odwieszenie dowodu,
  • zgłoszenie utraty dokumentu.

Firmy

• Firmy mają obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń ale mają wybór co do dostawcy skrzynki.
• Firmy z KRS mają taki obowiązek do 1 kwietnia 2025 r.
• Od 1.10.2026 r. wszystkie firmy z CEIDG zarejestrowane przed końcem 2024 r. będą musiały posiadać aktywny ADE.

Zawody zaufania publicznego

• Od 2025 r. podlegają obowiązkowi posiadania adresu ADE, ale również tu wybór dostawcy jest dowolny.

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń w Certum? (krok po kroku)

1. Wejdź na stronę: panel.certum.pl
2. Wybierz rodzaj skrzynki, np.
   • dla osoby fizycznej,
   • dla firmy,
   • dla organizacji,
   • dla zawodu zaufania publicznego.
3. Zdecyduj o sposobie uwierzytelnienia:
   • certyfikat kwalifikowany (najszybsza opcja – dane pobierają się automatycznie),
   • mObywatel,
   • Profil Zaufany.
4. Wypełnij wniosek o skrzynkę:
   • podaj podstawowe dane,
   • wybierz identyfikator skrzynki,
   • określ swoją rolę (właściciel, administrator, reprezentant).
5. Weryfikacja danych:
   System automatycznie sprawdzi poprawność danych i zgodność z rejestrem
6. Zaakceptuj zgody i wyślij wniosek
7. Aktywacja skrzynki:
   Po przetworzeniu wniosku otrzymasz powiadomienie aktywacji skrzynki. Ostatnim krokiem jest logowanie do usługi na: edoreczenia.certum.pl
   

Instrukcje i pełny przewodnik znajdują się na stronie pomocy Certum:
https://pomoc.certum.pl/pl/e-doreczenia/

Dlaczego warto założyć skrzynkę już teraz?

• przygotujesz się na pełną cyfryzację urzędów,
• unikniesz opóźnień związanych z usługą hybrydową (druk e-pism),
• zapewnisz sobie pełny dostęp do usług mObywatela,
• ułatwisz obsługę spraw urzędowych w jednym miejscu,
• będziesz miał dowody nadania i odbioru zawsze pod ręką, 24/7.

Podsumowanie

Rok 2026 to moment, w którym e-Doręczenia stają się domyślną formą cyfrowej komunikacji z administracją publiczną. Dlatego warto już dziś założyć skrzynkę. która zapewnia zgodność z prawem, przejrzysty proces i łatwą obsługę.