Nowości w e-Doręczeniach Certum – nowe funkcje, większa kontrola i wygodniejsza praca

Od początku 2026 roku usługa e-Doręczenia Certum została rozbudowana o szereg nowych funkcjonalności, które znacząco ułatwiają zarządzanie przesyłkami w usłudze e‑Doręczeń – zarówno użytkownikom biznesowym, jak i instytucjonalnym. Najnowsza wersja klienta webowego wprowadza bardziej przejrzysty interfejs, większą elastyczność w zarządzaniu skrzynką oraz zupełnie nowe możliwości organizacji pracy.

Poniżej prezentujemy najważniejsze zmiany.

Przestrzenie – nowy sposób porządkowania korespondencji

Jedną z największych nowości w e-Doręczeniach Certum są Przestrzenie, które pozwalają podzielić skrzynkę na odrębne, logiczne obszary pracy. Dzięki nim organizacja korespondencji staje się znacznie prostsza, a dostęp do przesyłek może być dokładnie kontrolowany na poziomie zespołów, ról oraz procesów.

Użytkownik może:

• tworzyć dowolną liczbę przestrzeni,
• nadawać im własne nazwy (np. „Służbowe”, „HR”, „Oddział Kraków”, „Postępowania administracyjne”),
• organizować je za pomocą folderów,
• precyzyjnie nadawać użytkownikom dostęp do wybranych przestrzeni.

Przestrzenie to także opcja dająca możliwość ograniczenia widoczności – każdy widzi tylko to, do czego ma uprawnienia. Najważniejszą zmianą jest możliwość przypisywania użytkowników do konkretnych przestrzeni, co oznacza, że użytkownik widzi tylko przesyłki znajdujące się w przestrzeniach, do których ma dostęp. Dodatkowo przesyłki są niewidoczne dla pozostałych osób, nawet jeśli korzystają z tej samej skrzynki. Oznacza to, że organizacja może precyzyjnie sterować przepływem informacji, także wrażliwej, prawnie chronionej czy przetwarzanej w określonych procesach. Dzięki temu system e-Doręczeń staje się bardziej uporządkowany i zgodny z zasadą minimalizacji dostępu.

Przestrzenie można wykorzystać m.in. do:

• podziału korespondencji między działy (np. Księgowość, HR, Administracja, Zarząd),
• oddzielenia korespondencji pomiędzy oddziały lub lokalizacje firmy,
• tworzenia stref tematycznych dla konkretnych projektów, postępowań czy klientów,
• zapewnienia dostępu tylko tym osobom, które powinny przetwarzać daną kategorię dokumentów.

To rozwiązanie świetnie sprawdza się w firmach, kancelariach prawnych czy biurach rachunkowych, czyli wszędzie tam, gdzie duża ilość korespondencji musi być fachowo segregowana i przypisywana do odpowiednich osób.

Poznaj szczegóły: https://pomoc.certum.pl/pl/czym-sa-przestrzenie-w-e-doreczeniach-certum/

Kancelarzysta – nowa rola dla uporządkowanej obsługi przesyłek 

Przestrzenie są też podstawą działania nowej roli – Kancelarzysty, który może przenosić przesyłki pomiędzy przestrzeniami i folderami, ale nie widzi ich treści. Dzięki temu można oddelegować pracę operacyjną, zachowując wysoki poziom bezpieczeństwa informacji.

To rozwiązanie szczególnie przydatne w firmach, kancelariach i urzędach, w których korespondencja musi być rozdzielana między różne działy lub procesy. Nowa rola Kancelarzysty została stworzona z myślą o osobach, które obsługują dużą liczbę przesyłek i przekazują je dalej do właściwych odbiorców wewnątrz organizacji.

Jest to ważna zmiana zwiększająca bezpieczeństwo i zgodność z procesami organizacji.

Poznaj szczegóły: https://pomoc.certum.pl/pl/jakie-sa-dostepne-role-uzytkownikow-w-aplikacji-e-doreczenia-certum/

Ręczne odbieranie przesyłek od instytucji publicznych

Nowa wersja e-Doręczeń Certum wprowadza nową funkcję ręcznego odbioru przesyłek wysyłanych przez podmioty publiczne w trybie „Polecony”. Oznacza to, ż użytkownik może wybrać:

• Automatyczne odbieranie (domyślnie),
  lub
• Po naciśnięciu przycisku – czyli odbiór ręczny.

Jak działa odbiór ręczny?

• Przed treścią przesyłki widoczny jest przycisk „Odbierz przesyłkę”.
• Dowód odbioru E1 jest generowany dopiero po kliknięciu tego przycisku.
• Użytkownik widzi również informację o terminie na odbiór (14 dni).

Jeśli użytkownik nie odbierze przesyłki ręcznie w terminie, po 14 dniach nastąpi fikcja doręczenia, a przesyłka i tak zostanie uznana za odebraną – zgodnie z ustawą. Natomiast w przypadku automatycznego odbioru przesyłka zostanie uznana za odebraną w momencie gdy trafi na skrzynkę e-Doręczeń. To rozwiązanie daje większą kontrolę nad momentem doręczenia, co jest kluczowe np. w postępowaniach administracyjnych lub sądowych.

Warto podkreślić, że fikcja doręczenia funkcjonuje wyłącznie w przypadku przesyłek wysyłanych przez administrację publiczną. Jest to zasada prawna, zgodnie z którą przesyłka zostaje uznana za doręczoną, nawet jeśli adresat jej nie otworzył, o ile minął ustawowy termin przewidziany na odbiór. W e-Doręczeniach termin ten wynosi 14 dni. Po jego upływie system, zgodnie z regulacjami, uznaje, że korespondencja została skutecznie doręczona. Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ:

• od momentu fikcyjnego doręczenia zaczynają biec terminy procesowe (np. na odwołanie, złożenie wyjaśnień czy uzupełnienie braków),
• urząd może podejmować dalsze decyzje administracyjne, zakładając, że adresat został prawidłowo powiadomiony,
• odpowiedzialność za niedochowanie terminów spoczywa na adresacie, nawet jeśli nie otworzył wiadomości.

Z tego względu możliwość kontrolowania dokładnego momentu odebrania przesyłki jest dla wielu firm i instytucji krytyczna z punktu widzenia ryzyka prawnego, compliance oraz organizacji pracy.

Poznaj szczegóły: https://pomoc.certum.pl/pl/sposoby-doreczania-przesylek-w-usludze-e-doreczenia-certum/

Nowy, bardziej przejrzysty interfejs i udoskonalenia wizualne

Aktualizacja wprowadza szereg usprawnień podnoszących komfort pracy użytkowników. Odświeżono nawigację oraz sposób prezentacji ścieżki lokalizacji przesyłki, a menu zyskało bardziej neutralne i spójne nazewnictwo. W aplikacji pojawiły się nowe ikony i grafiki oraz praktyczne podpowiedzi i skróty ułatwiające pracę na liście przesyłek. Ulepszono także wątkowanie i formatowanie treści oraz rozbudowano wyszukiwanie zaawansowane o dodatkowe filtry, takie jak: brak załączników, brak dowodu czy temat „nie zawiera”. Wprowadzono również możliwość przeciągania i upuszczania przesyłek, co jeszcze bardziej przyspiesza obsługę.

Wśród dodatkowych zmian można także wymienić:

• wyświetlanie statusu ADE (ujawnione/ukryte) już na etapie wyboru skrzynki,
• automatyczne uzupełnianie pola „OD” bieżącymi danymi użytkownika,
• licznik znaków w temacie wiadomości,
• obsługa wersji roboczych również w przestrzeniach,
• limit wagi załączników i lepsze komunikaty walidacyjne,
• możliwość wcześniejszej aktywacji abonamentu,
• usprawnione ustawienia powiadomień per użytkownik.

Wyszukiwanie adresu do e-doręczeń (ADE) w BAE bezpośrednio w Kontaktach

Nowe narzędzie ułatwia dodawanie kontaktów – bez konieczności ręcznego wyszukiwania danych. Użytkownik może:

• wyszukać instytucję, firmę lub osobę prywatną bezpośrednio w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE),
• dodać kontakt jednym kliknięciem,
• skorzystać z historii wyszukiwania.

To szczególnie istotne dla firm nadzorujących dużą liczbę relacji zewnętrznych.

Podsumowanie

Nowa wersja e-Doręczeń Certum to największa aktualizacja usługi od momentu jego uruchomienia. Wprowadzone funkcje, takie jak Przestrzenie, rola Kancelarzysty, czy ręczny odbiór przesyłek publicznych, które odpowiadają na realne potrzeby użytkowników i znacząco podnoszą komfort pracy.

Zmiany te czynią e-Doręczenia Certum bardziej elastycznym i lepiej dostosowanym do procesów organizacyjnych firm i instytucji.