CertumSign – platforma online z kwalifikowaną walidacją podpisu w abonamencie

Walidacja podpisu – niezbędny element cyfrowego obiegu dokumentów

W dobie cyfryzacji procesów biznesowych i administracyjnych coraz większą wagę przykłada się nie tylko do podpisywania dokumentów elektronicznych, ale również do ich rzetelnej weryfikacji. Kluczową rolę w tym zakresie odgrywa kwalifikowana usługa walidacji, która umożliwia potwierdzenie autentyczności i ważności podpisów elektronicznych. Na polskim rynku platformą dostępną w modelu abonamentowym, oferującą tę usługę jako integralną część procesu podpisywania dokumentów, jest CertumSign. Platforma korzysta z kwalifikowanej usługi walidacji WebNotarius.

Czym jest kwalifikowana usługa walidacji?

Kwalifikowana walidacja podpisu elektronicznego potwierdza autentyczność i ważność podpisów oraz pieczęci elektronicznych zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS. W trakcie procesu usługa sprawdza, czy podpis został złożony za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Weryfikuje również czy podpisana treść nie została zmodyfikowana po podpisaniu.

Oprócz wyniku walidacji kluczowym elementem jest uzyskane potwierdzenie w postaci wygenerowanego raportu kwalifikowanej walidacji. Jest to prawnie wiążący dowód w postępowaniach sądowych i arbitrażowych na terenie całej UE. Tego typu usługa może być świadczona wyłącznie przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, takiego jak Asseco Data Systems, który przeszedł rygorystyczny audyt zgodności.

Z kwalifikowanej walidacji warto skorzystać zawsze wtedy, gdy:

• nie masz pewności czy dokument jest podpisany kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną,
• dokument pochodzi z zewnętrznego źródła i będzie wykorzystywany w procedurach prawnych lub przetargowych.

Weryfikacja podpisu a kwalifikowana walidacja – jaka jest różnica?

Na rynku istnieją darmowe narzędzia do weryfikacji podpisów, które umożliwiają sprawdzenie podstawowych informacji o podpisie, jak np. status podpisu, czy data jego złożenia. Umożliwiają też  wystawienie raportu, zawierającego wynik tej weryfikacji. Mamy wówczas do czynienia z walidacją niekwalifikowaną. Przy czym wystawiony raport nie stanowi dowodu korzystającego z domniemania prawnego ważności.

Co to oznacza w praktyce?

• Weryfikacja niekwalifikowana (np. darmowe narzędzia online lub systemowe weryfikatory podpisów), nawet jeśli poprawnie informuje nas o statusie podpisu elektronicznego w momencie jego weryfikacji, to nie dostarcza nam dowodu, który stanowi prawną moc dowodową mogącą być podstawą uznania podpisu za ważny po okresie utraty ważności przez certyfikat kwalifikowany, na którym oparty jest weryfikowany podpis.
• Wynik aplikacji/usługi niekwalifikowanej weryfikacji/walidacji nie daje gwarancji zgodności z wymogami rozporządzenia eIDAS. To może prowadzić do błędnej oceny skutku prawnego akceptowanego podpisu. Co więcej, dostawca aplikacji/usługi niekwalifikowanej nie poniesie za to odpowiedzialności prawnej.
• W przypadku sporu sądowego, taki wynik może być odrzucony jako niewystarczający dowód, a dodatkowa ekspertyza biegłego nie zawsze będzie mogła być jednoznaczna.

Z kolei kwalifikowana walidacja to usługa, za której wynik, zgodnie z prawem unijnym, pełną odpowiedzialność bierze kwalifikowany dostawca usług zaufania. Tylko raport z kwalifikowanej usługi walidacji może zostać uznany w sądzie za pełnoprawny dowód w sprawach cywilnych, administracyjnych i gospodarczych.

Wyżej opisywane różnice można łatwo zobrazować w tabeli porównawczej:

Kwalifikowana walidacja podpisów w CertumSign – dostępna dla każdego

Dzięki integracji z usługą WebNotarius, platforma CertumSign łączy proces podpisywania dokumentów z możliwością skorzystania z kwalifikowanej walidacji. Wszystkie podpisy, które są składane z wykorzystaniem platformy są weryfikowane, nawet jeśli są przekazywane do osób bez konta w usłudze. Każdy podpisany dokument wraca automatycznie do nadawcy z informacją o szczegółach na temat złożonych podpisów. To oznacza, że użytkownicy CertumSign mają pewność, że akceptowane przez nich dokumenty są opatrzone wymaganymi przez prawo podpisami.

Dodatkowym atutem CertumSign jest również możliwość dodawania dokumentów podpisanych w innych zewnętrznych aplikacjach do składania podpisów. Wystarczy wgrać dokument na platformę, by uzyskać informacje na temat podpisów, jakimi został opatrzony otrzymany dokument. Jest to szczególnie pomocne w sytuacji, gdy dostajemy dokument od zagranicznych kontrahentów czy partnerów biznesowych i nie mamy pewności co do widocznych na dokumencie podpisów.

Użytkownicy platformy CertumSign mogą:

• za darmo weryfikować podpisy – także te złożone poza platformą, np. w zewnętrznych aplikacjach do podpisywania;
• w razie potrzeby, skorzystać z kwalifikowanej walidacji, czyli płatnej usługi, która generuje prawnie wiążący raport – wystarczy założenie darmowego konta;
• zakupić płatny plan na platformie i korzystać z usługi walidacji w ramach przysługujących limitów miesięcznych.

Dla firm, które chcą zautomatyzować proces walidacji w swoich systemach, dostępny jest również wariant API, umożliwiający integrację usługi WebNotarius z infrastrukturą firmową.

Jakie dokumenty można walidować?

Kwalifikowana walidacja może zostać użyta na każdym dokumencie z Unii Europejskiej podpisanym elektronicznie. Mogą to być m.in.:

• dokumenty przetargowe i zamówień publicznych,
• umowy handlowe i kontrakty,
• pisma urzędowe i decyzje administracyjne,
• oferty biznesowe,
• dokumenty sądowe,
• faktury elektroniczne,
• dokumenty przewozowe,
• dokumentacje HR (np. umowy o pracę, aneksy, zgody),
• dokumentacje medyczne,
• e-Deklaracje i formularze podatkowe.

Jak wygląda przykładowy raport walidacji?

Rezultatem walidacji jest raport w formacie PDF, który zwraca następujące wyniki: Pozytywny, Negatywny lub Nieokreślony.

Przykład pierwszej strony raportu walidacji z wynikiem Pozytywnym:

Podsumowanie

Kwalifikowana usługa walidacji WebNotarius, dostępna na platformie CertumSign, wyznacza standard bezpieczeństwa i wiarygodności podpisów elektronicznych. To rozwiązanie, które łączy intuicyjne podpisywanie dokumentów przez przeglądarkę z prawnie uznawaną walidacją.

Dzięki łatwej dostępności – zarówno w planach abonamentowych, jak i na zasadzie jednorazowego zakupu, usługa kwalifikowanej walidacji jest nie tylko atutem indywidualnych użytkowników, ale również strategicznym elementem cyfrowych procesów w firmach i instytucjach.