Wymagane dokumenty

Proces weryfikacji oraz dokumenty wymagane przy zakupie:

  • Certyfikatu UNIWERSALNEGO

    Zalecany dla wszystkich osób podpisujących dokumenty (w tym deklaracje do ZUS) w imieniu własnym lub w imieniu innych podmiotów (przedsiębiorstw, instytucji, administracji samorządowej, administracji rządowej).

    Wymagana jest jedynie weryfikacja tożsamości na podstawie ważnego dowodu osobistego lub paszportu.

    Uwaga: podczas wypełniania interaktywnego formularza, w Certyfikacie musi zostać zawarty numer PESEL. Pole z numer NIP przeznaczone jest dla osób, które posiadają wpis do CEiDG.

  • Certyfikatu z DODATKOWYMI DANYMI

    Wystąpienie o taki certyfikat jest uzasadnione (ale nie konieczne) szczególnie w przypadku osób pełniących funkcje publiczne lub zawodowe, a zakres uprawnień wynikający z pełnionej funkcji jest jednoznacznie określony prawem, np. prezydent miasta, burmistrz, notariusz, radca prawny.

    Dostarczone dokumenty powinny być oryginałami lub kopiami poświadczonymi za zgodność z oryginałem przez osobę w danym podmiocie upoważnioną do tego typu czynności (zgodnie z dokumentami określającymi zasady reprezentacji). W przypadku osób prowadzących indywidualną działalność gospodarczą, należy na każdej stronie dostarczonych dokumentów określających dane podmiotu, napisać „za zgodność z oryginałem”, umieścić pieczątkę firmy oraz datę i podpis właściciela (zgodnie z CEiDG).

    Przedsiębiorca:
    • Odpis z KRS nie starszy niż 6 miesięcy od daty jego wydania lub w przypadku osób prowadzących indywidualną działalność gospodarczą wydruk z CEiDG,
    • Potwierdzenie nadania numeru NIP,
    • Zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON,
    • Pełnomocnictwo (jeżeli osoba występująca o certyfikat nie jest organem danego podmiotu – tzn. nie jest osobą upoważnioną do samodzielnego reprezentowania danej instytucji).
    Instytucja publiczna:
    • Dokument potwierdzający pełnienie funkcji upoważnionej do reprezentowania danego podmiotu (akt powołania / mianowania / wyboru), dokument musi dotyczyć osoby, która podpisuje w imieniu danej instytucji pełnomocnictwo dla danego Subskrybenta,
    • Potwierdzenie nadania numeru NIP,
    • Zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON,
    • Pełnomocnictwo (jeżeli osoba występująca o certyfikat nie jest organem danego podmiotu – tzn. nie jest osobą upoważnioną do samodzielnego reprezentowania danej instytucji).
Szczegółowa lista wymaganych dokumentów.

Jeżeli wybrali Państwo certyfikat z dodatkowymi danymi, to oprócz weryfikacji tożsamości, konieczne jest dostarczenie dodatkowych dokumentów, które potwierdzą dane reprezentowanego podmiotu. Rodzaj dokumentów, które należy przygotować, uzależniony jest do tego w czyim imieniu będzie wykorzystywany certyfikat kwalifikowany, o który się Państwo ubiegają.

Osoby składające zamówienie na certyfikat kwalifikowany z dodatkowymi danymi, mogą o niego wystąpić:

  • jako przedstawiciel innej osoby prawnej
  • jako przedstawiciel jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
  • w charakterze członka organu albo organu osoby prawnej
  • w charakterze członka organu albo organu jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej
  • jako organ władzy publicznej

Zamieszczone poniżej komentarze i wyjaśnienia, pomogą Państwu w przygotowaniu niezbędnych dokumentów formalnych, jakie należy dostarczyć w celu potwierdzenia pełnomocnictwa oraz potwierdzenia tożsamości.

Uwaga!

Do punktu rejestracji należy zabrać oryginały lub kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę w danym podmiocie upoważnioną do tego typu czynności (zgodnie z dokumentami określającymi zasady reprezentacji). W przypadku osób prowadzących indywidualną działalność gospodarczą, należy na każdej stronie dostarczonych dokumentów określających dane podmiotu, napisać "za zgodność z oryginałem", umieścić pieczątkę firmy oraz datę i podpis właściciela (zgodnie z CEiDG).


A) Jako przedstawiciel innej osoby prawnej

Na mocy odrębnego pełnomocnictwa jest to inna osoba niż np. prezes zarządu, członek zarządu prokurent (patrz poniżej) na podstawie pełnomocnictwa np. upoważnia się dyrektora ds. personalnych do zawierania z pracownikami umów o pracę w imieniu spółki.

Dokumenty do weryfikacji tożsamości:

  • dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport).

Dokumenty do przesłania do CERTUM PCC:

  • pełnomocnictwo,
  • odpis z KRS,
  • potwierdzenie nadania numeru NIP,
  • zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON.

B) Jako przedstawiciel jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej

Np. szef takiej jednostki (np. szkoły), będącej zakładem budżetowym gminy, upoważnia osobę, np. pracownika Działu Kadr do zawierania umów o pracę w imieniu tej jednostki.

Dokumenty do weryfikacji:

  • dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport).

Dokumenty do przesłania do CERTUM PCC:

  • pełnomocnictwo,
  • kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji,
  • uchwała bądź inna decyzja o powołaniu, mianowaniu na dane stanowisko,
  • potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu,
  • zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanego podmiotu.

C) W charakterze członka organu albo organu osoby prawnej

Np. prezes zarządu, członek zarządu, prokurent, przewodniczący lub członek Rady Nadzorczej. Na podstawie zapisów w dokumentach takich jak KRS, statutu spółki, wewnętrzny regulamin itp.

Dokumenty do weryfikacji tożsamości:

  • dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport).

Dokumenty do przesłania do CERTUM PCC:

  • odpis z KRS,
  • uchwała bądź inna decyzja o powołaniu, mianowaniu na dane stanowisko,
  • potwierdzenie nadania numeru NIP,
  • zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON.

D) W charakterze członka organu albo organu jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej

Np. dyrektor zakładu budżetowego, jednostki budżetowej, dyrektor szkoły podstawowej, która jest zakładem budżetowym gminy, dyrektor szpitala (zazwyczaj na mocy stosownego upoważnienia od prezydenta miasta, burmistrza gminy).

Dokumenty do weryfikacji tożsamości:

  • dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport).

Dokumenty do przesłania do CERTUM PCC:

  • kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji,
  • pełnomocnictwo,
  • uchwała bądź inna decyzja o powołaniu, mianowaniu na dane stanowisko,
  • potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu,
  • zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanego podmiotu.

E) Jako organ władzy publicznej

Np. premier, prezydent, burmistrz, wojewoda lub inna osoba, na podstawie stosownego upoważnienia od jednej z wcześniej wymienionych osób, dokonująca czynności w jego imieniu.

Dokumenty do weryfikacji tożsamości:

  • dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport).

Dokumenty do przesłania do CERTUM PCC:

  • kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji,
  • pełnomocnictwo,
  • stosowna decyzja o powołaniu, akt mianowania bądź inny dokument, na podstawie którego osoba ubiegająca się o certyfikat działa w charakterze organu władzy publicznej,
  • potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu,
  • zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanego podmiotu.
Gdzie można dokonać potwierdzenia tożsamości?

Potwierdzenia tożsamości można dokonać na terenie całego kraju w:

Potwierdzenie tożsamości w Punktach Rejestracji CERTUM PCC jest nieodpłatne. Potwierdzenie tożsamości w Punktach Partnerskich może wiązać się z opłatą 20,00 zł netto dokonywanej bezpośrednio w danym Punkcie Partnerskim. Potwierdzenie tożsamości w kancelariach notarialnych, realizowane jest poprzez notarialne potwiedzenie podpisu i wiąże się z opłatą 20,00 zł netto dokonywanej bezpośrednio u notariusza.

Uwaga: Weryfikacji tożsamości należy dokonać po otrzymaniu (pocztą elektroniczną) z CERTUM PCC kompletu wypełnionych dokumentów (format pdf) na podstawie danych wpisanych przez Państwa w formularzu.

Gdzie wysłać komplet dokumentów niezbędnych do wydania certyfikatu kwalifikowanego?

Komplet dokumentów do wydania certyfikatu kwalifikowanego należy wysłać pod adres:

CERTUM PCC
ul. Bajeczna 13
71-838 Szczecin

Wielkość czcionki